歸口管理是指單位按照管控事項(xiàng)的性質(zhì)和管理要求，結(jié)合單位職責(zé)、組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置，在不相容崗位相互分離和內(nèi)部授權(quán)審批控制的前提下，明確單位內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)的歸口管理責(zé)任部門的控制方法。
這個(gè)概念有三層意思：一是所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)該設(shè)定歸口部門，單位基本都能做到預(yù)算、收支業(yè)務(wù)的歸口，但對(duì)政府采購、合同等業(yè)務(wù)，卻沒有歸口管理的思維和習(xí)慣；二是歸口要建立在不相容崗位分離基礎(chǔ)之上的，也就是說，單位不能隨意指定歸口部門，比如政府采購業(yè)務(wù)的歸口部門，可以是辦公室，也可以是財(cái)務(wù)科，按照制衡和不相容崗位分離原則的要求，我們認(rèn)為歸口設(shè)置在辦公室要比財(cái)務(wù)科更為妥當(dāng)；三是歸口部門要有一定的權(quán)限，履行歸口管理職責(zé)，所以還應(yīng)該建立在授權(quán)審批的基礎(chǔ)之上。
單位有些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門具體開展，如果沒有統(tǒng)一的管理和監(jiān)控，就容易導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)資源流失的風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。比如，政府采購一般都會(huì)涉及到合同業(yè)務(wù)，采購經(jīng)辦部門與供應(yīng)商簽訂合同，單位領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽署合同，采購活動(dòng)結(jié)束以后，經(jīng)辦人拿著合同及發(fā)票等資料到財(cái)務(wù)科辦理資金支付手續(xù)，很多單位的合同就是這么管理的，但這種業(yè)務(wù)流程和管理方式存在很大的風(fēng)險(xiǎn)因素。合同業(yè)務(wù)涉及到法律方面的專業(yè)知識(shí)，經(jīng)辦人一般不具備這種專業(yè)能力，所以合同簽署存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。另外，合同存在變更的可能，如果合同沒有統(tǒng)一的管理，經(jīng)辦人提供給財(cái)務(wù)科的是變更以前的合同，這就可能導(dǎo)致資金損失風(fēng)險(xiǎn)。所以，單位有必要設(shè)定合同業(yè)務(wù)統(tǒng)一歸口管理的部門，以提供專業(yè)支持和統(tǒng)一管理。
《內(nèi)部控制規(guī)范》所說的“歸口”包括歸口管理與歸口審核兩種形式。歸口是一種職能型的集中管理方式，體現(xiàn)了集中性、規(guī)范性和專業(yè)性。集中性體現(xiàn)在歸口控制按照單位各個(gè)業(yè)務(wù)的屬性，結(jié)合不同事項(xiàng)的性質(zhì)，將同類的業(yè)務(wù)或事項(xiàng)由一個(gè)部門機(jī)構(gòu)或崗位進(jìn)行管理，將授權(quán)審批和內(nèi)部管理集中起來，便于單位業(yè)務(wù)集中開展；規(guī)范性體現(xiàn)在歸口控制將同類業(yè)務(wù)或支出事項(xiàng)，用同一種或相似管控方式進(jìn)行控制，可以設(shè)計(jì)規(guī)范而細(xì)致的管理制度和實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)控制流程化；專業(yè)性體現(xiàn)在歸口控制是由一個(gè)部門機(jī)構(gòu)或崗位負(fù)責(zé)同類業(yè)務(wù)或支出事項(xiàng)，必須熟悉和掌握同類業(yè)務(wù)的屬性和特點(diǎn)，具備一定的專業(yè)性基礎(chǔ)，以提高管理效率。
在預(yù)算業(yè)務(wù)中，辦公室、人事科是歸口審核部門，負(fù)責(zé)歸口審核各科室提交的預(yù)算建議數(shù)。其中，各科室辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算和政府采購預(yù)算提交辦公室審核；人員經(jīng)費(fèi)預(yù)算提交人事科審核。財(cái)務(wù)科是單位預(yù)算業(yè)務(wù)歸口管理部門。負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織單位年度預(yù)算編制工作，負(fù)責(zé)匯總和審核各科室提交的、經(jīng)歸口審核部門審核通過的預(yù)算建議數(shù)和預(yù)算草案等工作。
還有一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及到的部門比較多，需要各部門協(xié)同完成，很難歸口到某一個(gè)具體的部門，這種情況下一般是按照權(quán)責(zé)對(duì)等的原則，采取成立聯(lián)合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員的方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。聯(lián)合工作小組可以是由一個(gè)部門牽頭，也可以由個(gè)人牽頭，比如評(píng)價(jià)與監(jiān)督小組的牽頭部門，在很多小單位放在哪個(gè)部門都不合適，我們提供的解決辦法是設(shè)定為分管紀(jì)檢工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭，這種設(shè)計(jì)方式首先要遵循《內(nèi)部控制規(guī)范》制衡和不相容崗位分離原則的要求，還充分結(jié)合了小單位的實(shí)際情況。
聯(lián)合工作小組屬于單位的非常設(shè)機(jī)構(gòu)。非常設(shè)機(jī)構(gòu)是指單位為完成某一方面或者某項(xiàng)業(yè)務(wù)的組織協(xié)調(diào)工作，通過調(diào)配內(nèi)部相關(guān)科室和崗位人員成立的非常務(wù)性質(zhì)的工作機(jī)構(gòu)，這類機(jī)構(gòu)具有臨時(shí)組建、跨部門合作和階段性工作的特點(diǎn)。單位與內(nèi)部控制相關(guān)的非常設(shè)機(jī)構(gòu)按照矩陣制組織管理模式進(jìn)行設(shè)置。與非常設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)的是常設(shè)機(jī)構(gòu)，是指單位為滿足處理日常工作事務(wù)的需要而設(shè)置的專門工作機(jī)構(gòu)，這類機(jī)構(gòu)具有依法設(shè)定、長期存在、連續(xù)運(yùn)行的特點(diǎn)。單位常設(shè)機(jī)構(gòu)一般按照直線職能制的組織管理模式進(jìn)行設(shè)置。單位“三定”規(guī)定中的“內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)”說的就是常設(shè)機(jī)構(gòu)。
金剛石與石墨都是由碳原子組成的，只是因?yàn)閮烧咴咏M成結(jié)構(gòu)的不同，就造成了自然界中最硬的物質(zhì)是金剛石，而石墨卻非常軟。在單位中也有這種現(xiàn)場(chǎng)，同樣的事，同樣的人，組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的不同帶來的工作效果就大不一樣，這其中就包括歸口管理的模式和方法。
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