在項目推進(jìn)過程中，尤其是軟件類項目管理，經(jīng)常會發(fā)生需求變更，進(jìn)行項目計劃變更。一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理，需要做好項目變更管理。但項目變更是一個比較大的范圍，接下來我們將從如何做好項目計劃變更著手。
項目需求變更往往會引發(fā)項目計劃變更，而往往項目計劃變更需要考慮到很多影響。比如：項目計劃變更是否會引起項目成本增加？項目計劃變更是否導(dǎo)致范圍蔓延？任務(wù)間的依賴關(guān)系是否有變化？項目干系人是否對計劃變更了解到位等等。項目計劃變更管理是一個復(fù)雜聯(lián)動的過程，做好項目計劃變更管理，對項目成成功具有關(guān)鍵性的作用。
但在實際變更管理過程中，部分項目還會面臨另外一個痛點(diǎn)：項目管理工具的不適用，比如項目計劃變更后數(shù)據(jù)無法同步變更，導(dǎo)致部門/環(huán)節(jié)脫節(jié)；計劃變更系統(tǒng)無法提供風(fēng)險預(yù)判；無法提供變更前后的項目計劃對比，干系人不能對項目變更前后充分了解，從而不能做出更為準(zhǔn)確的批復(fù)。
所以，在實際的項目執(zhí)行過程中，科學(xué)的方法論 成熟的項目管理工具對于做好項目計劃變更都至關(guān)重要。風(fēng)險管理是怎么做的？信息同步怎么做？計劃變更版本的追溯怎么做？項目計劃變更可以使用專業(yè)的項目管理工具來做，幫助我們更好地提高效率和降低錯誤率，從風(fēng)險管理、計劃變更和信息同步等多方位讓計劃變更管理變得輕松。
明確計劃變更及其對策——風(fēng)險管理
做好項目計劃變更管理，首先要確定變化的發(fā)生，對項目變更做好預(yù)判，特別是做好風(fēng)險管理，才可能對出現(xiàn)的項目問題進(jìn)行預(yù)判。但只有當(dāng)風(fēng)險演變成實際問題時，才能夠?qū)τ媱澾M(jìn)行變更并按照新的計劃執(zhí)行，調(diào)整后的計劃應(yīng)該能夠適應(yīng)變化后的項目要求，評估出變更的價值和有效性。在變化或問題尚未產(chǎn)生前，項目經(jīng)理也應(yīng)該做好應(yīng)對變化的準(zhǔn)備，但是不能提前進(jìn)行計劃變更。
圖1 易趨項目管理系統(tǒng)-風(fēng)險匯總視圖
如圖1，項目成員可以通過易趨進(jìn)行風(fēng)險上報，并補(bǔ)充項目風(fēng)險的狀態(tài)、風(fēng)險類型、風(fēng)險等級、分析人、發(fā)生概率、影響程度等，系統(tǒng)會自動匯總到項目經(jīng)理處。風(fēng)險信息上報越全面細(xì)致，越便于項目經(jīng)理提前進(jìn)行風(fēng)險預(yù)判，做好風(fēng)險的應(yīng)對變化，決定是否進(jìn)行項目計劃變更。
計劃變更發(fā)布形成新的基線
新的項目計劃的發(fā)布會導(dǎo)致基線變更，形成新的基線。但項目計劃的基線是由若干指標(biāo)組成的，比如項目中的范圍基線、產(chǎn)品定義的基線、時間進(jìn)度基線、資源基線、成本預(yù)算基線等，共同組成了整個項目的基線。如圖3，在易趨系統(tǒng)中，當(dāng)項目階段計劃變更時，對應(yīng)的某個或某些具體指標(biāo)的基線都會發(fā)生變化，系統(tǒng)提供基線對照（變更前和變更后），方便審核的相關(guān)方進(jìn)行對比分析，對項目變更更加了解，做出更加科學(xué)的批復(fù)。
圖2 管理階段變更申請視圖
不同的管理層面設(shè)置有不同的基線，面向決策層的階段計劃（即里程碑計劃）會在范圍、里程碑進(jìn)度、整體成本和預(yù)算等層面設(shè)定基線，面向執(zhí)行人員則有WBS計劃（即分解計劃），將項目分解成具體任務(wù)并分配到具體成員。所以一個項目針對不同的角色設(shè)定有不同的基線，項目經(jīng)理可以根據(jù)變更的具體情況對項目計劃進(jìn)行調(diào)整。通過易趨，項目經(jīng)理可以清楚看到不同管理層次之間的基線關(guān)系，對項目計劃進(jìn)行合理變更。
圖3 易趨項目計劃變更視圖
如圖3，針對執(zhí)行層的項目計劃（即WBS計劃）進(jìn)行變更發(fā)布后，系統(tǒng)會根據(jù)涉及到的變更不同的任務(wù)責(zé)任人進(jìn)行消息提醒，項目成員也可以在自己的工作臺查看自己的任務(wù)具體信息。易趨項目計劃可以以WBS、甘特圖等多種視圖展示，讓項目經(jīng)理對變更后的具體任務(wù)的執(zhí)行情況一目了然。
相關(guān)方的審核和通知——變更信息同步
項目計劃的制定，一般都是通過客戶和決策層批準(zhǔn)后發(fā)布的。發(fā)布的項目計劃就意味著客戶以及公司決策層對項目范圍、工期、成本、質(zhì)量等各方面的批準(zhǔn)和資源的承諾，也是對項目進(jìn)行考核的依據(jù)。所以，計劃的發(fā)布必須經(jīng)過干系人的批準(zhǔn)（比如公司高層、客戶等）。更新后的項目計劃也需要同步給所有干系人，包括項目內(nèi)部成員和項目外各相關(guān)方，規(guī)范地向有關(guān)干系人溝通變更的批準(zhǔn)和否決情況，從而實現(xiàn)項目組內(nèi)部的成員和外部各相關(guān)方的整體配合。
圖4 易趨項目里程碑計劃變更申請視圖
如上圖，在易趨項目管理軟件中，我們以管理階段（里程碑計劃）變更為例，階段計劃變更需要填寫工作流進(jìn)行審批，項目經(jīng)理可以選擇相關(guān)的干系人發(fā)起審批流程并進(jìn)行跟蹤，確保項目外部相關(guān)方都對項目變更的情況足夠了解，從不同的層面做出批復(fù)。
總結(jié)
項目計劃變更管理是項目經(jīng)理一項重要的能力，做好項目計劃變更，要明確計劃變更及其對策，做好風(fēng)險管理；做好相關(guān)方的審核和通知、控制好項目計劃基線的發(fā)布三方面著手，就能提高項目計劃變更管理的成功率。面對當(dāng)下快速數(shù)字化轉(zhuǎn)型變革的社會，數(shù)字化項目管理工具的重要性也愈加凸顯其重要性，所以項目經(jīng)理也要能夠在魚龍混雜的項目管理工具中進(jìn)行選擇出最合適的項目管理工具，推進(jìn)項目的成功。
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