行政單位食堂的財(cái)務(wù)核算流程

隨著中央八項(xiàng)規(guī)定及《中國共產(chǎn)黨廉潔自律準(zhǔn)則》等文件的相繼出臺(tái)，為嚴(yán)格控制行政單位招待費(fèi)支出，推行勤儉節(jié)約的工作作風(fēng)，許多行政單位開始自辦食堂，既節(jié)省了開支，又樹立了單位良好形象，收到了較好的社會(huì)效果。

食堂財(cái)務(wù)管理作為行政單位管理的一個(gè)重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到職工膳食質(zhì)量和單位資金占用。目前，多數(shù)單位食堂采取的是內(nèi)部承包責(zé)任制，即由本單位職工負(fù)責(zé)管理食堂各項(xiàng)事務(wù)，食堂一切收支活動(dòng)均在機(jī)關(guān)賬務(wù)中進(jìn)行統(tǒng)一核算，單位職工的伙食費(fèi)小部分由自己負(fù)擔(dān)，大部分由機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行補(bǔ)貼。

由于我國現(xiàn)行行政單位會(huì)計(jì)制度不健全，對(duì)機(jī)關(guān)食堂缺乏明確規(guī)定，且未出臺(tái)具有指導(dǎo)性和可操作性的機(jī)關(guān)食堂會(huì)計(jì)核算辦法，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對(duì)機(jī)關(guān)食堂的核算存在諸多疑問，也為機(jī)關(guān)整體財(cái)務(wù)運(yùn)行及資金安全帶來了潛在風(fēng)險(xiǎn)，下面本文就實(shí)行內(nèi)部承包責(zé)任制的行政單位食堂財(cái)務(wù)核算及管理上的若干事項(xiàng)進(jìn)行探討。

一、行政單位食堂的財(cái)務(wù)核算流程

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，納入財(cái)政預(yù)算管理、實(shí)行國庫集中支付的行政單位，除財(cái)政零余額賬戶及財(cái)政其他資金專戶之外，不得私自設(shè)立銀行賬戶，更不能未經(jīng)批準(zhǔn)將財(cái)政資金劃至其他賬戶形成賬外資產(chǎn)。因此，為了在確保資金安全的前提下，對(duì)機(jī)關(guān)食堂的收支結(jié)余情況進(jìn)行準(zhǔn)確核算，以達(dá)到控制成本、節(jié)約支出的目的，可同時(shí)設(shè)立機(jī)關(guān)賬與食堂賬，兩者之間通過往來科目進(jìn)行關(guān)聯(lián)，機(jī)關(guān)賬核算實(shí)際收支，食堂賬體現(xiàn)食材、餐具等的購入消耗情況及相關(guān)工作人員的人工成本等支出，更重要的是體現(xiàn)伙食補(bǔ)貼與各項(xiàng)成本形成的盈虧情況，以便為單位制定更加合理的伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、既滿足職工需求又有效控制成本提供有效依據(jù)。

以下為可供參考的行政單位食堂相關(guān)財(cái)務(wù)核算流程（注：本文發(fā)表時(shí)未執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，仍采用原《行政單位會(huì)計(jì)制度》，大家在具體操作時(shí)應(yīng)按《政府會(huì)計(jì)制度》科目和平行記賬原則進(jìn)行轉(zhuǎn)換）

1、根據(jù)各行政單位自行制定的伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、以為職工餐卡充值等方式計(jì)提伙食費(fèi)。

（1）機(jī)關(guān)賬：以職工伙食費(fèi)個(gè)人繳納金額及機(jī)關(guān)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)分別借記“庫存現(xiàn)金”和“經(jīng)費(fèi)支出”相關(guān)科目，貸記“其他應(yīng)付款”科目，同時(shí)設(shè)立“職工伙食補(bǔ)貼”輔助科目。

借:庫存現(xiàn)金

經(jīng)費(fèi)支出—基本支出—對(duì)個(gè)人和家庭的補(bǔ)助—伙食補(bǔ)助費(fèi)

貸:其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

借:庫存現(xiàn)金（個(gè)人繳納部分）

業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用一工資福利費(fèi)用一伙食補(bǔ)助費(fèi)（單位部分）

貸:其他應(yīng)付款一職工伙食補(bǔ)貼

預(yù)算會(huì)計(jì)不處理

（2）食堂賬：由于職工未實(shí)際刷卡消費(fèi)，食堂賬不做賬務(wù)處理。

2、職工實(shí)際刷卡消費(fèi)。

（1）機(jī)關(guān)賬：在“其他應(yīng)付款”科目下設(shè)立“食堂伙食費(fèi)”輔助科目核算職工刷卡消費(fèi)金額，確認(rèn)與食堂賬的往來。

借:其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼

貸:其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

借:其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼

貸:其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

預(yù)算會(huì)計(jì)不處理

（2）食堂賬：以職工刷卡消費(fèi)金額確認(rèn)“主營業(yè)務(wù)收入”。

借:其他應(yīng)收款—食堂伙食費(fèi)

貸:主營業(yè)務(wù)收入

3、食堂采購食材或餐具，支付工作人員工資等，并在機(jī)關(guān)進(jìn)行報(bào)銷。

（1）機(jī)關(guān)賬：以各項(xiàng)采購票據(jù)和勞務(wù)發(fā)票為依據(jù)沖銷與食堂賬的往來，同時(shí)將食堂工作人員工資由“伙食補(bǔ)助費(fèi)”支出調(diào)整為“勞務(wù)費(fèi)”支出。

借:其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

貸:銀行存款/庫存現(xiàn)金

借:經(jīng)費(fèi)支出—基本支出—商品與服務(wù)支出—?jiǎng)趧?wù)費(fèi)

貸:經(jīng)費(fèi)支出—基本支出—對(duì)個(gè)人和家庭的補(bǔ)助—伙食補(bǔ)助費(fèi)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

借:其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

貸:銀行存款/庫存現(xiàn)金

預(yù)算會(huì)計(jì)

借:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一伙食補(bǔ)助費(fèi)

貸:資金結(jié)存一貨幣資金

此步指單位部分，個(gè)人繳納伙食費(fèi)部分不必進(jìn)行預(yù)算會(huì)計(jì)處理。

同時(shí)調(diào)整食堂人員工資

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

借:業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用一商品和服務(wù)費(fèi)用一勞務(wù)費(fèi)

貸:業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用一工資福利費(fèi)用一伙食補(bǔ)助費(fèi)

預(yù)算會(huì)計(jì)

借:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一勞務(wù)費(fèi)

貸:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一伙食補(bǔ)助費(fèi)

（2）食堂賬：根據(jù)采購的物品種類借記“固定資產(chǎn)”或“原材料—食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……”等，根據(jù)工作人員工資額借記“管理費(fèi)用”，同時(shí)沖銷與機(jī)關(guān)賬的往來。

借:固定資產(chǎn)

原材料—食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……

管理費(fèi)用

貸:其他應(yīng)收款—食堂伙食費(fèi)

4、月底根據(jù)行政單位收付實(shí)現(xiàn)制原則調(diào)整機(jī)關(guān)實(shí)際支出，同時(shí)核算食堂盈虧情況。

（1）機(jī)關(guān)賬：月底將“其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼”、“其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)”兩個(gè)科目貸方余額轉(zhuǎn)出，同時(shí)沖銷相關(guān)支出。

借:其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼

其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

貸:經(jīng)費(fèi)支出—基本支出—對(duì)個(gè)人和家庭的補(bǔ)助—伙食補(bǔ)助費(fèi)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

借:其他應(yīng)付款—職工伙食補(bǔ)貼

其他應(yīng)付款—食堂伙食費(fèi)

貸:業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用一工資福利費(fèi)用一伙食補(bǔ)助費(fèi)

預(yù)算會(huì)計(jì)不處理

若上述兩個(gè)往來科目為借方余額，則轉(zhuǎn)入貸方的同時(shí)增加相關(guān)支出，既以上分錄相反。

（2）食堂賬：根據(jù)食堂盤底情況核算本月主營業(yè)務(wù)支出。

借:主營業(yè)務(wù)支出

貸:食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……

二、行政單位食堂管理存在的問題及思考

行政單位食堂的建立雖然有效解決了職工的用餐問題，且一定程度上遏制了鋪張浪費(fèi)的不良之風(fēng)，但由于相關(guān)制度的不完善，行政單位食堂正漸漸成為一個(gè)新的管理盲區(qū)：

一是采購管理不到位。采購票據(jù)五花八門、采購物品種類繁多卻缺乏相應(yīng)審核，采購支出隨意性較大，食堂成本難以控制。

二是個(gè)別單位將不合規(guī)支出轉(zhuǎn)移作為食堂開支進(jìn)行報(bào)賬。由于監(jiān)管缺位，個(gè)別單位將不能在機(jī)關(guān)報(bào)賬的部分費(fèi)用以白條等形式用食堂開支名義支取資金，而資金去向往往難以查證。

三是個(gè)別單位以工作餐或加班餐之名行超標(biāo)支出之實(shí)。由于中央及各級(jí)政府對(duì)行政機(jī)關(guān)招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)等支出都有明確規(guī)定，個(gè)別單位將超標(biāo)支出轉(zhuǎn)為食堂工作餐或加班餐支出，以達(dá)到逃避檢查的目的。

針對(duì)這些情況，本文認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面著手加以解決：

1、加快建章立制，讓行政單位食堂的管理有章可循。從制度層面明確食堂的人員管理、職責(zé)和權(quán)限，合理確定職工的伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)食堂服務(wù)職能的同時(shí)加強(qiáng)支出管理，厲行節(jié)儉、杜絕浪費(fèi)。

2、規(guī)范采購流程，確保各項(xiàng)支出合法合規(guī)、有據(jù)可查。食堂各項(xiàng)采購尤其是大宗采購原則上必須取得正規(guī)稅票或行政事業(yè)單位往來收據(jù)等合法票據(jù)，且采取銀行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行資金往來；若向個(gè)人進(jìn)行小額零星采購，則應(yīng)以有對(duì)方簽字的領(lǐng)款單或自制收據(jù)為支出票據(jù)，且必須明確具體采購事項(xiàng)，嚴(yán)禁以僅有本單位職工簽字的白條作為報(bào)銷依據(jù)。

3、加強(qiáng)庫存管理，對(duì)食堂各項(xiàng)庫存收支進(jìn)行嚴(yán)格登記。食堂各項(xiàng)庫存作為嚴(yán)格意義上的行政單位資產(chǎn)組成部分，必須進(jìn)行規(guī)范化管理，建議引入庫存管理系統(tǒng)，由專人對(duì)購入食材進(jìn)行清點(diǎn)并實(shí)時(shí)登記入庫、對(duì)食材的領(lǐng)用在填寫領(lǐng)料單并由領(lǐng)用人簽字后逐一進(jìn)行出庫登記，每月進(jìn)行至少一次庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)單至少有兩人簽字，切實(shí)做到賬實(shí)相符，杜絕虛增庫存、虛列支出的情況。

4、嚴(yán)控特殊支出，防止變相報(bào)銷超標(biāo)費(fèi)用的行為。由于目前尚無食堂支出的明確標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致出現(xiàn)利用漏洞在食堂支出相關(guān)科目內(nèi)超標(biāo)列支會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)及招待費(fèi)的情況，對(duì)此，單位應(yīng)制定相關(guān)審核制度，對(duì)職工日常用餐以外的費(fèi)用嚴(yán)格控制，堅(jiān)決執(zhí)行會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)及招待費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)，以會(huì)議文件、培訓(xùn)通知及公務(wù)接待函等作為支出憑據(jù)，對(duì)比分析每月食堂盈虧情況，重點(diǎn)關(guān)注異常支出，降低單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

綜上所述，行政單位食堂作為內(nèi)部非營利性組織，應(yīng)秉承服務(wù)職工的原則進(jìn)行科學(xué)管理，提高質(zhì)量、控制成本，務(wù)必發(fā)揮其在節(jié)約開支方面的積極作用，堅(jiān)決杜絕一切利用單位食堂鉆規(guī)章制度的空子、把食堂作為違法違規(guī)問題保護(hù)傘的行為。