論述之前說(shuō)明三點(diǎn)：一是出發(fā)點(diǎn)。本著相互學(xué)習(xí)，引發(fā)探討初衷，以期與大家實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步為目的作此淺論，供大家參考。二是結(jié)合點(diǎn)。本人有幸畢業(yè)后在機(jī)關(guān)單位供職三年，期間參與組織4次人數(shù)規(guī)模在100人以上的大型會(huì)議，十余次局部小型會(huì)議，在此過(guò)程中積累了一些辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)生了一些不成熟的思考與大家分享。三是立足點(diǎn)。會(huì)議組織工作是機(jī)關(guān)單位必不可少的日常工作之一，內(nèi)容非常繁雜，在此旨在通過(guò)窺豹一斑，達(dá)到有所啟示目的。下面我就如何做好會(huì)議組織工作從以下三階段進(jìn)行說(shuō)明：

一、會(huì)議籌劃階段

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會(huì)前籌備是否充分將極大決定會(huì)議能否順利召開(kāi)。此階段重點(diǎn)做好7項(xiàng)工作。

一是擬制方案計(jì)劃。初步確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議日程、食宿安排、各類(lèi)保障等因素，初步擬制會(huì)議計(jì)劃方案，形成會(huì)議組織文件。密切與上級(jí)單位溝通對(duì)接，依據(jù)其需求及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，加強(qiáng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，不斷修正完善會(huì)議方案。

二是進(jìn)行任務(wù)部署。召開(kāi)會(huì)議部署會(huì)，講清會(huì)議注意事項(xiàng)及相關(guān)要求，細(xì)化任務(wù)分工，依據(jù)辦公室人員特長(zhǎng)部署任務(wù)，責(zé)任到人，各司其職，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

三是準(zhǔn)備文字材料。文字材料是活動(dòng)內(nèi)容的集中體現(xiàn)，其質(zhì)量高低是決定會(huì)議成效的關(guān)鍵因素，會(huì)議材料包括會(huì)議須知、主體報(bào)告、首長(zhǎng)講話(huà)（主持詞、開(kāi)幕詞、動(dòng)員講話(huà)、總結(jié)講話(huà)等）、經(jīng)驗(yàn)材料、典型事跡、學(xué)習(xí)文件等每個(gè)材料都有其不同寫(xiě)作特點(diǎn)，著眼點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)、落腳點(diǎn)均不同，在撰寫(xiě)一些通用項(xiàng)材料時(shí)可以找類(lèi)似材料參考借鑒，結(jié)合任務(wù)特點(diǎn)加以修改即可，對(duì)于首長(zhǎng)講話(huà)，主題報(bào)告等材料就要通過(guò)收集資料，查找法規(guī)，修改完善，不斷打磨，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后方能成稿，因此耗時(shí)較長(zhǎng)，需要提前籌劃準(zhǔn)備，以免臨陣慌亂，降低質(zhì)量。

四是準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品。投影儀、錄音筆、照相機(jī)、紙筆等辦公耗材需在在財(cái)務(wù)紀(jì)律合規(guī)前提下提前置備。

五是進(jìn)行會(huì)場(chǎng)設(shè)置。主要包括會(huì)標(biāo)的懸掛、主席臺(tái)的設(shè)置、座位席的排列和席卡的擺放等。主席臺(tái)座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。

六是安排各類(lèi)保障。主要是食宿、醫(yī)療、通信等保障。食宿上，首先核準(zhǔn)參會(huì)人數(shù)，反饋食宿供應(yīng)方需求，注意不能超標(biāo)。醫(yī)療上，提前與就近醫(yī)療機(jī)構(gòu)或單位衛(wèi)勤部門(mén)提報(bào)需求，確定好時(shí)間地點(diǎn)，設(shè)置醫(yī)務(wù)人員專(zhuān)用房間并指定專(zhuān)人24小時(shí)值班，定期巡診參會(huì)人員，備足常用藥品等；通信上，可在每個(gè)參會(huì)人員房間放置會(huì)議籌備組人員聯(lián)系方式，確保人員需求能及時(shí)得到回應(yīng)。

七是嚴(yán)密組織接站工作。提前對(duì)接好參會(huì)人員車(chē)次、航班等交通信息，制作接站計(jì)劃表，列清參加活動(dòng)人員乘車(chē)、船和飛機(jī)的班次、到達(dá)時(shí)間、聯(lián)系方式，明確接站具體負(fù)責(zé)人和保障車(chē)輛。接站人員要提前到達(dá)車(chē)站、碼頭或機(jī)場(chǎng)等候，必要時(shí)持接站牌到出口處迎接。遇有上級(jí)首長(zhǎng)蒞臨指導(dǎo)，要及時(shí)報(bào)告，以便本單位領(lǐng)導(dǎo)親自接站或到住所迎接。接到后，要妥善安排食宿，做好引導(dǎo)和簡(jiǎn)要介紹單位情況的工作。　　

二、活動(dòng)實(shí)施階段

這是活動(dòng)的“重頭戲”，也是確?；顒?dòng)順利完成的關(guān)鍵所在，此階段重點(diǎn)做好5項(xiàng)工作：

一是組織人員報(bào)到。在報(bào)到地點(diǎn)設(shè)立“簽到處”，安排專(zhuān)人辦理簽到手續(xù)，核發(fā)各類(lèi)證件，分發(fā)文件材料，介紹相關(guān)情況。對(duì)未按時(shí)報(bào)到的及時(shí)溝通聯(lián)系，問(wèn)清原因及狀況，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。安排專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所供各單位保障車(chē)輛集中停放、駕駛員集中住宿。

二是召開(kāi)預(yù)備會(huì)。人員報(bào)到后，根據(jù)需要召集參加活動(dòng)單位的負(fù)責(zé)人或聯(lián)絡(luò)員，召開(kāi)預(yù)備會(huì)，對(duì)日程安排、服務(wù)保障措施和注意事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)一步作出明確，征求各單位意見(jiàn)建議，并就組織好活動(dòng)提出具體要求。

三是做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)工作。首先會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)一步檢查會(huì)場(chǎng)座位排布是否合理，會(huì)場(chǎng)音響、話(huà)筒、投影儀等設(shè)備能否正常使用，燈光、空調(diào)等設(shè)施能否正常運(yùn)作，飲用水、紙筆、防疫用品等會(huì)議用品是否齊備，這些都需要會(huì)前進(jìn)行事先調(diào)試。其次做好入場(chǎng)引導(dǎo)。引導(dǎo)參會(huì)人員盡快落座，避免因坐錯(cuò)位置導(dǎo)致尷尬，提高效率。此外，若會(huì)場(chǎng)設(shè)備出現(xiàn)故障等臨時(shí)狀況，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，就近轉(zhuǎn)場(chǎng)，做到靈活應(yīng)變，從容處置。

四是設(shè)置合影留念環(huán)節(jié)。確定參加合影人員，選定合影地點(diǎn)，事先安排好攝影師，搞好隊(duì)形設(shè)計(jì)；重點(diǎn)研究確定第一列的人數(shù)和座次，在座位上粘貼燕尾姓名標(biāo)簽；條件允許的情況下可安排彩排，或在《會(huì)議須知》中明確站位；遇有首長(zhǎng)講話(huà)時(shí)，要準(zhǔn)備好音響話(huà)筒；及時(shí)分發(fā)合影照片。五是周密制定送站計(jì)劃。提前對(duì)接好參會(huì)人員返程航班、車(chē)次信息，制定嚴(yán)密送站計(jì)劃，合理安排送站司機(jī)、車(chē)輛與返程人員出行計(jì)劃，送站工作做到有條不紊，不漏一人。

三、總結(jié)收尾階段

這時(shí)千萬(wàn)不要有松一口氣，歇一歇腳的想法，要一鼓作氣、善始善終做好會(huì)議收尾階段工作，主要有5項(xiàng)內(nèi)容：

一是整理歸還會(huì)務(wù)用品。對(duì)一些借用的會(huì)議用品，及時(shí)清點(diǎn)歸還；對(duì)屬于本單位的用品，分類(lèi)整理存放、登記造冊(cè)，以便下次使用。　

二是梳理上報(bào)活動(dòng)情況。系統(tǒng)梳理開(kāi)展活動(dòng)的基本情況、經(jīng)驗(yàn)做法和主要成效，及時(shí)向上反映有關(guān)情況，總結(jié)宣揚(yáng)先進(jìn)典型。

三是搞好財(cái)務(wù)結(jié)算。及時(shí)與招待所或賓館核算住房、伙食等費(fèi)用，盡快結(jié)算印刷資料、購(gòu)買(mǎi)物品等外圍賬目，對(duì)已列入活動(dòng)預(yù)算或預(yù)算外開(kāi)支應(yīng)納入報(bào)銷(xiāo)的經(jīng)費(fèi)，及時(shí)進(jìn)行處理，不要有遺留問(wèn)題。

四是抓好會(huì)議精神落實(shí)。督導(dǎo)各參會(huì)人員按照會(huì)議精神抓好工作落實(shí)，推動(dòng)會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為工作實(shí)效，及時(shí)跟蹤問(wèn)效并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

五是做好會(huì)議總結(jié)。及時(shí)反思會(huì)議組織過(guò)程中存在不足，提出切實(shí)可行整改措施，形成心得報(bào)告，并在下次會(huì)議中提前做好防范規(guī)避。

會(huì)議組織千頭萬(wàn)緒，事務(wù)繁雜，需要我們從好的經(jīng)驗(yàn)里去學(xué)，更需要從實(shí)踐中去感悟，以此不斷提升自己協(xié)調(diào)組織能力。