項目經理負責為項目準備預算，其中包括監(jiān)控他們的團隊如何使用財務資源來完成項目。項目管理預算是詳細說明交付項目所需費用的財務文件。了解如何創(chuàng)建適當的項目管理預算可以讓您確定團隊需要什么才能按時交付高質量的項目。 在本文中，將解釋什么是項目預算，討論為什么它很重要，并檢查準備預算時要遵循的步驟，包括要考慮的提示。
什么是項目預算？
項目預算是指指定如何分配資金以實施提案中描述的活動的文件。它是您希望項目完成的所有活動、任務和里程碑的總成本。這是您完成項目所需的資金，參與項目的利益相關者可以批準。 預算會在整個項目階段逐步指導您。 您還可以根據項目本身發(fā)生的情況更改和調整預算。 項目越大、越復雜，預算所需的時間和金錢成本就越高。
為什么制定項目管理預算很重要？
預算決定了項目的資金來源。它與相關的利益相關者和贊助商溝通團隊需要多少資金以及您計劃將其用于何處。 預算可以幫助您控制項目成本。這是一個作為衡量績效標準的計劃，因為您通常會在項目開始或整個過程中收集實際成本。 它還可以根據您的項目管理預算的時間框架和里程碑來衡量您的進度。
項目預算還可以幫助您實現核心目標。 合理的預算也考慮到了潛在的問題，所以如果在項目進行過程中出現問題，可以讓你輕松處理。 項目的預算管理很重要，因為它可以防止不必要的成本，并允許您將正確的預算金額分配給每個相應的需求。
如何編制項目管理預算
項目管理預算是項目計劃階段的一個組成部分。 您可以按照以下步驟創(chuàng)建成功的項目管理預算：
1. 確定項目范圍
分配成本的第一步是明確項目范圍、時間表和可交付成果。 在此過程中提供幫助的一個很好的方法是為項目準備工作分解結構 (WBS)。 這種結構允許您根據規(guī)定的細節(jié)詳細說明交付項目所涉及的所有內容。 從這一點開始，為預算編制過程評估和分配資源變得更加容易。
2.確定資源
下一步是確定完成項目所需的資源。在確定項目的資源時，您可以考慮以下因素：
l 人員配備：這可能是您預算中最昂貴的成本，但非常重要。您可以確定您的團隊需要多少額外的成員，需要這些額外的員工多長時間，并考慮您可以為項目雇用的付款結構。
l 設備：根據具體項目的需要而有所不同，可以是施工機械或項目生命周期內的項目管理軟件。
l 銷售和營銷：根據項目的性質，您的項目可能涉及銷售和營銷成本。如果您決定您的項目需要這些費用，請考慮這些費用。
l 培訓：您的項目要求可能涉及某些形式的組織變革管理。這些變化有時需要對員工和團隊成員進行培訓，您可以通過變化的大小或劇烈程度來估算培訓成本。
l 其他：這個因素完全取決于您的項目的細節(jié)及其要求。如果您的項目涉及協(xié)作和旅行等需求，您可以考慮項目管理預算成本。
3. 分配金額
您可以確定項目要求所需的每種資源的數量。 您可以閱讀您準備的資源列表，開始評估每個資源的成本。 擁有可以依賴的項目歷史記錄也很有幫助。 最好調查其他類似項目并將其成本作為指導。 您可以通過互聯(lián)網或詢問其他曾參與過此類項目的團隊成員來做到這一點。
這一步對于人員成本至關重要。 最好為員工設計一份平均工資電子表格，并估算這些成本以添加到您的預算中。
4. 制定預算
完成上述步驟后，在電子表格或貴公司使用的任何其他類似項目管理軟件中設計您的估算。 請記住在準備預算時包括應急資金。 您還可以為預算添加時間表。它可以幫助您準確識別何時可能出現成本。
最好與其他團隊成員一起查看估算，以獲得他們的反饋，并確定您預計他們需要多長時間才能完成任務。反饋可以幫助您注意您可能忽略的其他元素或您可能犯的錯誤。最好在將預算提交給利益相關者批準之前進行此校對過程。
5. 獲得批準并實施
當您向利益相關者提交項目管理預算時，最好證明您陳述的項目和估算的合理性。 一旦利益相關者批準了預算和時間表，您就可以分配資源并實施每個階段或項目。 最好使用預算作為指導來監(jiān)控項目，這樣成本不會超過預算，并且團隊成員在預算中規(guī)定的時間達到里程碑。
最佳實踐提示
以下是一些有助于創(chuàng)建項目管理預算過程的提示：
l 參考以前的預算。使用以前類似的項目管理預算來確定預算和要考慮的項目，因為它可以在開始預算流程時為您提供更好的視角。
l 咨詢專家。結識與您所在領域相關的專家會很有幫助，因為他們可能已經完成了與您類似的項目，并且可以就可能的挫折和考慮向您提供建議。
l 檢查預算的準確性。確認所用數字和語言的準確性。您可以與團隊成員交叉檢查您的工作，以確保您提供的預算準確且全面。
l 創(chuàng)建一個標準。將此預算用作您項目的標準，并確保所有成本、里程碑和活動與您在預算中考慮的內容保持一致。
l 定期更新預算。如果預算或必要因素有任何變化，請立即將它們添加到項目中，以便您仍然可以使用該預算來監(jiān)控項目的進度。
創(chuàng)建項目管理預算時要考慮什么
在編制預算之前，有一些因素需要考慮。這些包括：
成本估算
您的預算包括不同類型的成本和費用，例如直接和間接成本、資本支出和運營費用，以及與項目可交付成果相關的成本。預算不要求您將準確和準確的成本作為他們的估計。當您開始項目時，這些數字可能會發(fā)生變化。在準備估算時，要切合實際并盡可能準確地了解項目的資源需求。當您不確定時，請考慮高估。
預算監(jiān)控
項目預算管理確保您的項目符合您確定的預算。您可以注意到在項目完成之前成本是否開始超過確定的估算。預算監(jiān)控對于項目能夠執(zhí)行與支出相關的責任至關重要。您還可以監(jiān)控以確定項目是否需要在預算中增加更多資金，以便工作不會停止。決定何時向您的團隊展示預算監(jiān)控報告。
預算應急
為完成項目時可能發(fā)生的任何問題做好準備是很重要的。 您可以獲得最詳細的成本和資源估算，但意外的延誤和問題仍然可以讓您重新審視預算并進行修改和修正。 它有助于為這些問題準備應急基金。 一個好的規(guī)則是為可能的意外情況設定總預算的 10%。 如果項目期間沒有突發(fā)事件需要解決，您可以在預算內完成項目。
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