商業(yè)數(shù)字化變革貫穿于業(yè)務(wù)的始終，合同是交易的重要環(huán)節(jié)，電子合同管理系統(tǒng)讓合同更安全、更快捷、更合規(guī)。本篇文章將介紹電子合同管理系統(tǒng)的概念、管理階段、主流功能、10大電子合同管理系統(tǒng)，以及如何選擇適合的電子合同管理系統(tǒng)。在文章的最后我們?yōu)槟扑]了10家優(yōu)秀電子合同管理軟件，希望對(duì)您有幫助。

一. 什么是電子合同管理系統(tǒng)？

電子合同管理系統(tǒng)，又稱合同生命周期管理軟件（CLM），為銷售、法律、財(cái)務(wù)、采購和合同管理團(tuán)隊(duì)提供了一套超級(jí)方便的集成工具，讓大家都能夠更高效地管理合同。電子合同管理系統(tǒng)通過自動(dòng)化和加速合同流程（從談判到批準(zhǔn)），讓公司更高效。它為用戶提供了一個(gè)安全的合同存儲(chǔ)庫，以確保所有合同相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性。

電子合同管理系統(tǒng)的目標(biāo)是降低合同風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高效率和速度，確保安全并遵守法規(guī)遵從性。

關(guān)鍵要點(diǎn)：

? 電子合同管理系統(tǒng)有兩個(gè)關(guān)鍵階段，執(zhí)行前或授予前以及執(zhí)行后或授予后。

? 執(zhí)行后是部署 CLM 解決方案的常見起點(diǎn)。

? 預(yù)執(zhí)行包括涵蓋合同整個(gè)生命周期的合同草稿、組裝、治理和覆蓋合同整個(gè)生命周期的工作流過程。

? CLM 軟件解決方案簡化了合同管理執(zhí)行前和執(zhí)行后階段的管理。

二. 電子合同管理階段有哪些？

如果管理得當(dāng)，合同是任何組織將法律、財(cái)務(wù)和品牌風(fēng)險(xiǎn)降至最低的關(guān)鍵要素。但是，如果執(zhí)行不當(dāng)，則有可能產(chǎn)生不利影響。

根據(jù)國外一項(xiàng)調(diào)查，糟糕的合同管理使組織損失了其年總收入的9%以上。這就是為什么先進(jìn)企業(yè)都愛選擇電子合同管理系統(tǒng)的原因。電子合同管理軟件可幫助公司用數(shù)字解決方案取代耗時(shí)的手動(dòng)合同管理。

電子合同管理系統(tǒng)為合同相關(guān)環(huán)節(jié)開發(fā)一系列集成程序，以支持整個(gè)合同生命周期，例如：合同模板、審批、風(fēng)控、簽署、臺(tái)賬、歸檔、報(bào)表、信息系統(tǒng)集成、合同標(biāo)簽化管理、權(quán)限管理。

這些軟件解決方案與電子合同管理系統(tǒng)的兩個(gè)主要階段（執(zhí)行前和執(zhí)行后階段）保持一致。根據(jù)您的組織需要，您可以用系統(tǒng)來支持這兩個(gè)階段，也可以僅將其用于執(zhí)行后管理。

1、電子合同管理的階段

先來看下面這張圖，概括了解一下合同管理軟件的關(guān)鍵階段和功能。

展開講講，首先是預(yù)執(zhí)行階段：

以下是執(zhí)行前合同管理的三個(gè)核心階段：

1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據(jù)合同請求、使用預(yù)置的標(biāo)準(zhǔn)語言和條款起草合同。

根據(jù)協(xié)議的性質(zhì)，電子合同管理系統(tǒng)中的合同創(chuàng)建以多種方式開始。

可能會(huì)有以下創(chuàng)建方式：

• 在系統(tǒng)中完全按照模板創(chuàng)建
• 有限或?qū)ｉT訪問權(quán)限的工作人員提出的新合同請求
• 添加外部合同文檔

請求訪問合同創(chuàng)建過程的人可能包括：

• 人力資源
• 新員工
• 銷售人員
• 客戶
• 法院代理人/律師
• 法律團(tuán)隊(duì)
• 合同管理團(tuán)隊(duì)成員

在合同管理系統(tǒng)中請求訪問權(quán)限是很容易的，使用簡單的訪問請求表單，用戶就可以申請到訪問權(quán)限。這個(gè)過程比傳統(tǒng)的通過電子郵件或電話申請的方法更安全。

除了請求表單，團(tuán)隊(duì)還可以訪問預(yù)先批準(zhǔn)的合同條款和模板庫，從而更快地實(shí)現(xiàn)文檔和合同組裝，同時(shí)消除標(biāo)準(zhǔn)法律語言的偏差。

2）執(zhí)行合同，包括談判、審批和簽字

現(xiàn)在，您已使用預(yù)先批準(zhǔn)的模板或條款創(chuàng)建了合同草稿，下一階段是執(zhí)行合同。執(zhí)行合同草案必須先做到兩件事。

首先，有關(guān)各方必須審查合同草案，這可能需要也可能不需要談判。其次，相關(guān)人員必須批準(zhǔn)該合同文件。使用電子合同管理系統(tǒng)審查和修訂合同，可以簡化這一過程

被授予權(quán)限的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)可以直接在電子合同管理系統(tǒng)中同時(shí)審閱和修訂文檔，而不是通過電子郵件或者微信等交換和執(zhí)行修改意見。當(dāng)文件準(zhǔn)備好時(shí)，各方將收到提示。用戶可以簽署文檔并將其轉(zhuǎn)發(fā)到合同生命周期的下一階段。

3）合同創(chuàng)建和執(zhí)行自動(dòng)化工作流

電子合同管理系統(tǒng)的工作流功能主要關(guān)注的是在合同生命周期中，控制和管理合同請求的流程，從執(zhí)行到管理各個(gè)階段。用簡單的話說，就是這個(gè)軟件幫我們在合同從開始到結(jié)束的全過程中，管理和指導(dǎo)合同的所有請求和步驟。構(gòu)建自動(dòng)化工作流程，消除手動(dòng)跟蹤，并簡化管理合同所需的每個(gè)階段。

合同工作流可以根據(jù)類型、角色和合同記錄數(shù)據(jù)而變化。還可以關(guān)聯(lián)到微信通知和手機(jī)日歷提醒等功能，以加快組織的工作流程。

使用業(yè)務(wù)規(guī)則和流程在合同生命周期的每個(gè)階段構(gòu)建工作流，供員工遵循。這樣做將確保整個(gè)合同生命周期的治理和合規(guī)性。

您的團(tuán)隊(duì)將能夠看到每個(gè)工作流程階段。使用此數(shù)據(jù)可以根據(jù)公司工作流程的每個(gè)步驟的長度跟蹤關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)。定位流程改進(jìn)，優(yōu)化操作，并基于特定基準(zhǔn)設(shè)定預(yù)期時(shí)間線。

2、合同管理的執(zhí)行后階段

執(zhí)行后階段代表合同生命周期的后半部分。以下是執(zhí)行后合同管理的三個(gè)核心階段：

1）將合同、組織、聯(lián)系人和文檔集中在一個(gè)安全的存儲(chǔ)庫中

使用傳統(tǒng)的手動(dòng)合同管理方法的組織，在存儲(chǔ)合同時(shí)采用分布式方法。例如，一些合同文件可能存在員工的硬盤上，而其他合同文件則在共享文件夾中。

這種方法存在一些固有的風(fēng)險(xiǎn)。合同可能會(huì)丟失，重要的文書工作可能會(huì)被忽略，或者沒有權(quán)限的人可能會(huì)訪問機(jī)密文件。更不用說查找不在集中位置的合同文件所花費(fèi)的時(shí)間。

電子合同管理系統(tǒng)允許您的團(tuán)隊(duì)為所有合同和文檔存儲(chǔ)建立一個(gè)電子存儲(chǔ)庫。這是合同管理流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一階段。該軟件使您能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)安全和隱私的數(shù)字解決方案，保持最高的數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)。

2）管理合同、文件、組織、聯(lián)系人以及關(guān)鍵日期和條款

一旦合同集中且可訪問，您的下一步就是對(duì)其進(jìn)行持續(xù)管理。使用電子表格等工具手動(dòng)執(zhí)行此過程不僅非常困難，還會(huì)對(duì)您的業(yè)務(wù)構(gòu)成風(fēng)險(xiǎn)，包括：

• 合同條款不合規(guī)
• 錯(cuò)過最后期限和合同義務(wù)
• 自動(dòng)續(xù)訂管理不善
• 由于缺少文件和審計(jì)跟蹤而導(dǎo)致審核失敗

您可以使用電子合同管理系統(tǒng)來降低這些風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)中的工具改進(jìn)了執(zhí)行后的合規(guī)性和管理流程。它還可以最大化組織管理的合同的價(jià)值。

例如可以配置電子郵件或微信、日歷等提醒您在截止日期之前啟動(dòng)操作；隨時(shí)訪問存檔合同；進(jìn)行更有效的合同管理和審計(jì)，并自定義待辦事項(xiàng)列表。

3）通過搜索、報(bào)告和儀表板訪問和分析合同數(shù)據(jù)

一般的合同存儲(chǔ)庫包含大量合約數(shù)據(jù)，包括名稱、日期、數(shù)字和其他值。不幸的是，使用電子表格和共享文件夾的傳統(tǒng)合同管理實(shí)踐，使數(shù)據(jù)無法訪問，也不能讓數(shù)據(jù)可視化地產(chǎn)生有意義的業(yè)務(wù)見解。

電子合同管理系統(tǒng)可利用和構(gòu)建合同數(shù)據(jù)，您可以輕松搜索合同，并把合同放置在有用的報(bào)告和儀表盤中。此外，在將現(xiàn)有合同添加到電子合同管理系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)支持光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)尤為重要。

OCR 會(huì)自動(dòng)掃描文檔內(nèi)容，以確保各方可以輕松找到所有合同內(nèi)容，以便您執(zhí)行任何搜索。

能夠搜索內(nèi)容、生成報(bào)告和開發(fā)儀表板，就能大概率做到：

• 快速解除潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)
• 提高流程效率和合同有效性
• 快速響應(yīng)與合同相關(guān)的查詢

此外，對(duì)合同數(shù)據(jù)的有效治理還能幫助組織降低風(fēng)險(xiǎn)，例如避免忽略合同的續(xù)訂和到期日期、及時(shí)發(fā)現(xiàn)合規(guī)性的不足和違反合同義務(wù)的情況。

三. 電子合同管理系統(tǒng)的功能

以E簽寶智能合同SaaS組件為例，介紹電子合同管理系統(tǒng)的具體功能如下：

1、智能模板

自動(dòng)識(shí)別合同模板中需要填充的區(qū)域，匹配上表單控件，自動(dòng)添加字段，方便快捷。提供身份證、圖片、單選、多選、多行文本等多種業(yè)務(wù)組件，滿足不同場景收集多種信息需求。

2、智能審批

自定義審批流靈活配置，降低合同履約時(shí)條款糾紛事項(xiàng)。

3、智能風(fēng)控

簽署前對(duì)合作方進(jìn)行全面的“盡職調(diào)查”，企業(yè)的工商信息、司法糾紛、行政處罰、輿情在線查。簽署后可對(duì)合作的相對(duì)方企業(yè)進(jìn)行監(jiān)控，如果發(fā)生了風(fēng)險(xiǎn)如工商變更、司法訴訟、行政觸發(fā)等風(fēng)險(xiǎn)會(huì)第一時(shí)間進(jìn)行推送。

4、智能簽署

支持自動(dòng)落章，避免經(jīng)辦人重復(fù)意愿認(rèn)證，提高合同簽署效率。千級(jí)批量發(fā)起系統(tǒng)響應(yīng)迅速穩(wěn)定，滿足企業(yè)高效發(fā)起需求。

5、智能臺(tái)賬

支持設(shè)置規(guī)則根據(jù)自身需求自動(dòng)解析合同相關(guān)條款內(nèi)容。支持合同內(nèi)容AI自動(dòng)提取（包含模板控件內(nèi)容、企業(yè)名、人名、地址、身份證、郵箱、收集、座機(jī)、金額、日期）合同履約時(shí)無需再一份份翻閱合同查看。

6、智能歸檔

可根據(jù)發(fā)起人、合同類型、關(guān)鍵詞等維度自動(dòng)歸檔到指定分類、無需人工歸檔，解放人力。

7、智能報(bào)表

自動(dòng)統(tǒng)計(jì)多維度合同數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)了解合同進(jìn)度。合同關(guān)鍵信息支持一鍵導(dǎo)出，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求。

8、支持信息系統(tǒng)集成

提供標(biāo)準(zhǔn)Api接口，3-5天即可完成對(duì)接，與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)深度集成，可直接使用系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)發(fā)起簽署。e簽寶官網(wǎng)

四. 10大電子合同管理系統(tǒng)深度盤點(diǎn)

本次盤點(diǎn)挑選出來的10家電子合同管理系統(tǒng)均是國內(nèi)電子合同領(lǐng)域內(nèi)知名企業(yè)。這里我根據(jù)百度指數(shù)、App下載量、專業(yè)報(bào)告（如IDC報(bào)告 / 艾瑞咨詢 / 艾媒咨詢）、官網(wǎng)信息等這些公開可查綜合分析得出來的結(jié)果。絕對(duì)客觀??！這些企業(yè)有：e簽寶、法大大、契約鎖、上上簽、Agile愛知之星、北京安正通、安心簽、騰訊電子簽、電子牽。

1、e簽寶

地位：根據(jù)百度指數(shù)、App下載量、IDC報(bào)告、艾瑞、艾媒等可知，是國內(nèi)成立最早、市場份額最大、知名度最高的電子簽名管理解決方案提供商。

服務(wù)：面向企業(yè)、政務(wù)、個(gè)人提供全領(lǐng)域、全生命周期解決方案。

特點(diǎn)：與主流OA、ERP、CRM產(chǎn)品均可對(duì)接。

缺點(diǎn)：目前沒有特別的短板，安全和政務(wù)方面優(yōu)勢明顯。

官網(wǎng)：https://sourl.cn/GnyZLW

2、法大大

地位：成立與2014年，D輪融資，2021年騰訊領(lǐng)投，知名度、份額僅次于e簽寶的一家電子合同管理SaaS軟件提供商。

特點(diǎn)：標(biāo)準(zhǔn)化的合同全流程服務(wù)和法律服務(wù)；與企業(yè)微信、主流CRM、SAP合作。

缺點(diǎn)：產(chǎn)品復(fù)雜；產(chǎn)品的性能和穩(wěn)定性上滿足不了部分業(yè)務(wù)需求；價(jià)格偏高。

官網(wǎng)：https://www.fadada.com/

3、契約鎖

地位：成立于2015年，B輪融資，目前市場份額位居前五之一。專注為中大型組織提供集“數(shù)字身份、電子簽章、印章管控以及數(shù)據(jù)存證”于一體的數(shù)字可信基礎(chǔ)解決方案。

特點(diǎn)：功能齊全、提供合同全生命周期管理；高校類應(yīng)用案例豐富；無縫集成OA、ERP、CRM、HRM、BPM、SRM等各類業(yè)務(wù)軟件。

缺點(diǎn)：價(jià)格較高；與泛微業(yè)務(wù)系統(tǒng)強(qiáng)綁定；團(tuán)隊(duì)年輕，市占率較低

官網(wǎng)：https://www.qiyuesuo.com/

五. 選擇合適的電子合同管理系統(tǒng)

是否選擇到合適的電子合同管理系統(tǒng)對(duì)這一自動(dòng)化流程的自動(dòng)化至關(guān)重要，在選型時(shí)，建議您考慮到以下事項(xiàng)：

• 整個(gè)企業(yè)的合同數(shù)量和價(jià)值
• 您希望采用該系統(tǒng)的人數(shù)及其地理分布
• 是否需要行業(yè)化解決方案，使合同管理系統(tǒng)更快更明顯地在您的業(yè)務(wù)中發(fā)揮作用
• 解決方案提供的自動(dòng)化水平
• 是否需要電子合同管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)集成
• 供應(yīng)商在實(shí)施和服務(wù)過程中是否能給予優(yōu)質(zhì)服務(wù)供應(yīng)商在您的行業(yè)和特定用例方面的經(jīng)驗(yàn)，是否有同行業(yè)企業(yè)選擇他們的系統(tǒng)

六. 總結(jié)

電子合同管理系統(tǒng)是端到端管理協(xié)議的方法，如果您的組織仍然使用手工方法和分散的系統(tǒng)來完成這些工作，那么它將很難在業(yè)務(wù)關(guān)鍵領(lǐng)域取得成功，例如可見性、控制力和合規(guī)性。這些方面的任何弱點(diǎn)都將使您的業(yè)務(wù)面臨風(fēng)險(xiǎn)，并限制其發(fā)揮合同全部價(jià)值的能力。

有效的電子合同管理系統(tǒng)可以用“沒有意外”來形容。在系統(tǒng)里，與合同相關(guān)的每個(gè)人都知道他們要完成什么任務(wù)及其時(shí)限。組織可以通過系統(tǒng)自信地為任何審計(jì)做好準(zhǔn)備，并且可以隨時(shí)證明合規(guī)性，讓組織在規(guī)范、安全、權(quán)限明晰的合同管理中獲得最大價(jià)值。