領(lǐng)導(dǎo)一家成功企業(yè)難免面臨一系列挑戰(zhàn)：如未能制定清晰明確的目標(biāo)、管理不善的團(tuán)隊(duì)成員、將錯(cuò)誤的任務(wù)分配給錯(cuò)誤的人……如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)?span id="14970z7" class="candidate-entity-word" data-gid="593908636699485959">項(xiàng)目管理，企業(yè)管理可能會(huì)舉步維艱。
雖然提高項(xiàng)目管理技能的方法有很多，但最有效、最快捷的方法之一就是使用時(shí)間跟蹤法。
為什么項(xiàng)目時(shí)間跟蹤很重要？
時(shí)間跟蹤與項(xiàng)目管理相輔相成。為什么？原因很簡(jiǎn)單——通過(guò)項(xiàng)目時(shí)間跟蹤，你可以輕松地：
1-向客戶收費(fèi)：特別是按小時(shí)向客戶收費(fèi)的項(xiàng)目，你需要掌握最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，了解自己在項(xiàng)目上實(shí)際花費(fèi)了多少時(shí)間，這樣才能準(zhǔn)確地向客戶收費(fèi)。
2-審查團(tuán)隊(duì)績(jī)效：時(shí)間跟蹤是分析團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效最直接的方法。通過(guò)時(shí)間跟蹤數(shù)據(jù)，你可以更深入地了解單個(gè)成員和整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率、他們最擅長(zhǎng)的任務(wù)以及他們一天中工作效率最高的時(shí)間。利用這些數(shù)據(jù)，你可以改進(jìn)項(xiàng)目完成的方方面面，確保團(tuán)隊(duì)順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。
3-避免隱性成本：工作時(shí)間中，并不是每個(gè)小時(shí)都用在直接推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展的任務(wù)上。根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，你的工作內(nèi)容還包括團(tuán)隊(duì)和客戶會(huì)議、回復(fù)電子郵件和行政工作等。通過(guò)時(shí)間跟蹤，你可以記錄這些活動(dòng)，確保準(zhǔn)確了解團(tuán)隊(duì)如何度過(guò)工作時(shí)間。
4-做出更好的估算：通過(guò)跟蹤時(shí)間，你可以跟蹤較大項(xiàng)目中各個(gè)任務(wù)的持續(xù)時(shí)間。這樣，你就可以收集必要的數(shù)據(jù)，為未來(lái)的項(xiàng)目做出更準(zhǔn)確的估算。
在項(xiàng)目管理中使用時(shí)間跟蹤的 4 個(gè)理由
許多企業(yè)仍然選擇手動(dòng)跟蹤時(shí)間，但是，手動(dòng)時(shí)間跟蹤會(huì)帶來(lái)更多的行政工作，并可能導(dǎo)致企業(yè)在存儲(chǔ)、額外勞動(dòng)力等方面產(chǎn)生額外成本。
使用時(shí)間跟蹤軟件是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。8Manage工時(shí)表軟件能幫助你清晰準(zhǔn)確地跟蹤不同區(qū)域、不同部門(mén)的員工工作時(shí)間，包括項(xiàng)目及非項(xiàng)目活動(dòng)，有效地提高員工的工作效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。這樣的時(shí)間跟蹤軟件可以為你的項(xiàng)目提供以下幫助：
1. 確保透明度
你將清楚地知道員工或團(tuán)隊(duì)成員完成單個(gè)任務(wù)所需的時(shí)間。這不僅能幫助你在未來(lái)做出更好的估算，還能確保你對(duì)客戶透明，如實(shí)告知完成整個(gè)項(xiàng)目所需的時(shí)間和資源（包括人力和其他資源）。
2. 減少行政工作
8Manage工時(shí)表這類時(shí)間跟蹤軟件可自動(dòng)跟蹤工作時(shí)間。你可以收集到更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)（與手動(dòng)時(shí)間跟蹤相比），還能減少薪資處理的時(shí)間和成本。如果你面對(duì)的是遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)或按小時(shí)計(jì)費(fèi)的自由職業(yè)者，這一點(diǎn)尤為重要。
在行政工作上花費(fèi)更少的時(shí)間，意味著你可以讓團(tuán)隊(duì)/員工將精力和時(shí)間集中在推進(jìn)項(xiàng)目的任務(wù)上。
3. 更深入地了解團(tuán)隊(duì)績(jī)效
深入了解團(tuán)隊(duì)的績(jī)效，可以更有效地管理團(tuán)隊(duì)。這是成功項(xiàng)目管理的關(guān)鍵部分。
團(tuán)隊(duì)合作中，只有每個(gè)人都全力以赴，對(duì)自己負(fù)責(zé)，才能確保項(xiàng)目順利完成。通過(guò)時(shí)間跟蹤，你可以確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)。
8Manage工時(shí)表的時(shí)間跟蹤使你可以查看員工的績(jī)效，即他們完成任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間以及交付成果的整體質(zhì)量，從而準(zhǔn)確了解團(tuán)隊(duì)整體和個(gè)人的工作效率。
此外，8Manage工時(shí)表還能幫助你收集以下信息，以此來(lái)分析員工的工作行為：
● 每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員完成某些任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間；
● 哪些員工能比其他人更快地完成任務(wù)？
● 團(tuán)隊(duì)中是否有某些成員完成特定類型的任務(wù)耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)；
有了這些信息，你就能找出表現(xiàn)優(yōu)異的員工，確定哪些員工最適合完成哪些類型的任務(wù)，并據(jù)此分配任務(wù)。
例如，如果某位員工在任務(wù) A 方面表現(xiàn)出色，但完成任務(wù) B 卻花費(fèi)了太多時(shí)間，那么你就會(huì)知道，利用這位員工技能的最佳方式就是讓他完成與任務(wù) A 類似的任務(wù)。這樣做不僅能加快項(xiàng)目進(jìn)度，還能提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率。
4. 監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
項(xiàng)目管理與時(shí)間表密切相關(guān)。使用8Manage工時(shí)表，你可以監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，從而更輕松地在截止日期前完成任務(wù)，并按時(shí)提交所有交付成果。它還能讓你按時(shí)完成任務(wù)，最終為客戶提供高質(zhì)量的工作。
你還可以通過(guò)8Manage工時(shí)表創(chuàng)建詳細(xì)的時(shí)間報(bào)告，并將其發(fā)送給公司高層或客戶，讓他們知道項(xiàng)目的執(zhí)行情況。
結(jié)語(yǔ)
如果無(wú)法跟蹤時(shí)間，你的項(xiàng)目管理流程將始終缺少分析和優(yōu)化績(jī)效、做出明智決策以及增加收入所需的關(guān)鍵信息。
時(shí)間跟蹤是項(xiàng)目管理的重要組成部分，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目生命周期中優(yōu)先考慮。在規(guī)劃階段，時(shí)間跟蹤的重點(diǎn)是研究和定義項(xiàng)目的范圍和風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目執(zhí)行期間，跟蹤每項(xiàng)任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間有助于識(shí)別工作流程中的潛在問(wèn)題和瓶頸。
在收尾階段，跟蹤總結(jié)和審查結(jié)果等任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間有助于記錄項(xiàng)目的進(jìn)度。此外，使用過(guò)去項(xiàng)目的數(shù)據(jù)有助于估計(jì)未來(lái)項(xiàng)目的時(shí)間表和預(yù)算。
總而言之，跟蹤整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間可以提供有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)度的寶貴見(jiàn)解，有助于及早發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，并為未來(lái)的項(xiàng)目做出更好的決策。
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