本期主編：星辰：高校檔案管理系統(tǒng)有哪些功能？
隨著現(xiàn)在的教育水平上漲，各高校的招生人數(shù)也在不斷地增加，學(xué)生的數(shù)量也是空前壯大。那么高校的檔案工作將會(huì)迎來(lái)新的挑戰(zhàn)。那檔案管理難怎么辦呢？
別急，科技的創(chuàng)新也為管理工作帶來(lái)了新型的工具“檔案管理系統(tǒng)”，那么系統(tǒng)到底有哪些功能呢？可以幫助我們做到哪些呢？今天就給大家分享一下，記得收藏喔。
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高校檔案管理系統(tǒng)功能
一、 文件接收功能
在面對(duì)學(xué)生的檔案從其他地區(qū)轉(zhuǎn)移到本校時(shí)，將會(huì)接收此學(xué)生的一系列檔案數(shù)據(jù)，放在之前就需要很多專門人員去手工接收。
并且還要花時(shí)間進(jìn)行核對(duì)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還需要更多的成本。檔案管理系統(tǒng)就提供了文件接收的功能。
可以通過(guò)數(shù)據(jù)接口獲取歸檔文件，以檔案系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)間設(shè)立中間庫(kù)的形式，接收其他應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔文件，選擇要進(jìn)行歸檔操作的文件，提交后納入一般歸檔流程中；
二、 歸檔文件維護(hù)
在接收到文件后，一般會(huì)進(jìn)行維護(hù)工作，因為檔案是要長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行利用的，所以在保存與維護(hù)上做好充足的準(zhǔn)備。
系統(tǒng)將代替人工的操作，因?yàn)橐酝娜斯げ僮餍适呛艿偷?，?duì)于數(shù)量龐大的檔案，需要花費(fèi)很多的時(shí)間來(lái)工作。
而系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)歸檔文件的條目信息進(jìn)行增加、修改、刪除、查看詳情以及對(duì)附帶電子文件的上傳等操作；提高工作的效率。
三、 歸檔流程控制
系統(tǒng)以工作流的方式控制歸檔整個(gè)過(guò)程，包括將文件或案卷根據(jù)預(yù)定義的處理流程提交流轉(zhuǎn)到下一操作環(huán)節(jié)，或退回上一環(huán)節(jié)，以及查看在流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的流轉(zhuǎn)記錄。
這些功能也只是檔案管理系統(tǒng)功能中的冰山一角，系統(tǒng)帶來(lái)的不只是這簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的流程簡(jiǎn)潔化，更多的是工作方式以及投入的轉(zhuǎn)變。
現(xiàn)在也有很多高校以及檔案館開(kāi)始使用檔案管理系統(tǒng)，并且也獲取了不小的收益，也在檔案管理這項(xiàng)工作中取得了很好的成績(jī)。
那么這樣一個(gè)投入小、收益大的檔案管理工具，你會(huì)選擇使用嗎？
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