相信已經(jīng)有不少職場人擁有過線上協(xié)同辦公的經(jīng)驗，這個時候，好用的線上協(xié)同辦公工具，則可以助力提升職場人的工作效率。那么對現(xiàn)在已有的線上協(xié)同辦公產(chǎn)品來說，如果想改善自身的項目協(xié)同能力、更好地助力企業(yè)辦公人員，可以從哪些方向入手優(yōu)化產(chǎn)品呢？不如來看看作者的實戰(zhàn)經(jīng)驗總結(jié)吧。

當(dāng)下疫情反復(fù)，在線辦公用戶數(shù)量仍處于增長趨勢，線上協(xié)同成為實現(xiàn)高效辦公的方法之一。一方面，企業(yè)實現(xiàn)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)在線協(xié)同辦公，對于現(xiàn)代企業(yè)來講是一個趨勢，也是一種必然。另一方面，如何在現(xiàn)有辦公平臺的基礎(chǔ)上實現(xiàn)精準(zhǔn)提效，對企業(yè)來說也是一種考驗。

本篇文章筆者將結(jié)合58的云效項目協(xié)同2.0設(shè)計方案，分析一下協(xié)同辦公提效的經(jīng)驗?？靵砜纯窗伞?/p>

一、設(shè)計目標(biāo)拆解

1. 優(yōu)化對象

云效是企業(yè)內(nèi)部的效能研發(fā)平臺，輔助公司員工研發(fā)產(chǎn)品。本項目的優(yōu)化內(nèi)容是針對它的項目協(xié)同能力，該部分的主要功能是“創(chuàng)建并管理項目”和“線上協(xié)同推動項目流轉(zhuǎn)”。

2. 設(shè)計依據(jù)

由于是自用產(chǎn)品，因此缺乏有效的數(shù)據(jù)驗證，需要找到合理的設(shè)計依據(jù)。所以我們聯(lián)系業(yè)務(wù)方開展針對員工的訪談，以職位為基礎(chǔ)分類，梳理他們的工作流程；根據(jù)不同的工作階段，收集各個用戶角色的使用痛點；最后將痛點進(jìn)行了分析和整理，將重點問題進(jìn)行了分類匯總，最終總結(jié)出結(jié)論——效率低。

因此本期的優(yōu)化目標(biāo)也明確下來了，就是對項目協(xié)同進(jìn)行辦公提效。

將重點問題進(jìn)行了分類匯總，最終總結(jié)出結(jié)論——效率低

3. 提效內(nèi)核

在開始設(shè)計前要搞明白一件事，那就是項目協(xié)同的基礎(chǔ)構(gòu)成是什么？它們分別是“流轉(zhuǎn)”和“角色”。

為了方便理解，筆者把項目協(xié)同系統(tǒng)比喻成工廠，把項目推進(jìn)比喻成商品制造，項目從策劃到上線，就如同商品在一條流水線上會經(jīng)歷多個加工點，從原材料到最終完工上市。這條流水線在項目協(xié)同中可以它稱為“流轉(zhuǎn)”，而在流水線上的加工點們，其實就是公司員工，我們稱他們?yōu)椤敖巧?，角色需要完成相?yīng)的任務(wù)，才能將項目從一個節(jié)點流轉(zhuǎn)至下一個節(jié)點。因此“流轉(zhuǎn)”和“角色”共同構(gòu)成了項目協(xié)同系統(tǒng)。

項目協(xié)同系統(tǒng)的構(gòu)成

所以提效的關(guān)鍵就在于“角色能否順利完成任務(wù)”，同時“項目能否進(jìn)行順利流轉(zhuǎn)”。滿足這兩點，項目協(xié)同系統(tǒng)才能高效運行，從而到達(dá)辦公提效。

因此我們可以得出一個公式：“辦公提效=角色完成任務(wù)的效率x流轉(zhuǎn)順暢程度”。即用戶能在順暢的流轉(zhuǎn)過程中，高效地完成各節(jié)點的任務(wù)。再結(jié)合訪談結(jié)果，本次的設(shè)計目標(biāo)逐漸清晰：

• 提升項目流轉(zhuǎn)效率：梳理生命周期，滿足全流程覆蓋；搭建消息體系，提升信息觸達(dá)率。
• 提升任務(wù)完成效率：概念優(yōu)化，降低學(xué)習(xí)成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；多維度展示，提升決策管理能力。

設(shè)計目標(biāo)確認(rèn)

二、提升項目流轉(zhuǎn)效率

1. 項目流轉(zhuǎn)全覆蓋

舊版云效只覆蓋了產(chǎn)品和開發(fā)，而本期我們要做全流程角色的覆蓋，因此筆者從角色和工作兩個層面重新梳理了產(chǎn)品生命周期，角色層面包括了從產(chǎn)品，設(shè)計師，開發(fā)和測試，即產(chǎn)品研發(fā)的全流程參與的員工；工作層面包括了從需求策劃一直到上線的全工作流程。主要目標(biāo)是梳理出各角色需要完成的任務(wù)，同時確認(rèn)在流程上的流轉(zhuǎn)節(jié)點。

產(chǎn)品生命周期（內(nèi)容較多只展示部分）

在本期方案中項目流轉(zhuǎn)還是采用手動為主。舉個例子，如產(chǎn)品在云效上創(chuàng)建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時他可以將需求流轉(zhuǎn)給設(shè)計師，設(shè)計師收到需求后和產(chǎn)品溝通需求細(xì)節(jié)和排期，然后開始設(shè)計介入，此時產(chǎn)品即可將該需求的狀態(tài)就變?yōu)榱恕冈O(shè)計中」，以此類推角色持續(xù)推動需求流轉(zhuǎn)，直至完成上線。

流轉(zhuǎn)路徑

在未來我們將會實現(xiàn)高度自動化的流轉(zhuǎn)方式。比如完成某些任務(wù)后能進(jìn)行自動化流轉(zhuǎn)，再舉個例子：設(shè)計師在云效上直接上傳設(shè)計終稿，產(chǎn)品確認(rèn)后可自動流轉(zhuǎn)到下一流程節(jié)點。

2. 打通辦公消息提醒體系

經(jīng)訪談發(fā)現(xiàn)，項目流轉(zhuǎn)存在信息傳遞不及時的卡點，需要提升用戶觸達(dá)?？紤]到公司現(xiàn)有觸達(dá)方式中，美事和企業(yè)郵箱的普及度較高，依托這兩款產(chǎn)品能做到全公司的消息觸達(dá)。于是筆者與業(yè)務(wù)方梳理了消息提醒的場景，包括了「待辦提醒」和「異常提醒」兩部分。以下可以舉兩個案例進(jìn)行分享。

自動化待辦提醒：需求負(fù)責(zé)人完成創(chuàng)建后會自動流轉(zhuǎn)到參與人，告知對方被分配了相應(yīng)的事項。

自動化待辦提醒

自動化監(jiān)測提醒能力：舊版項目流轉(zhuǎn)是由負(fù)責(zé)人全權(quán)監(jiān)測，無形中增加工作成本。優(yōu)化后方案以系統(tǒng)監(jiān)測為主，負(fù)責(zé)人為輔。當(dāng)系統(tǒng)監(jiān)測到異常時（主要是臨近逾期或已經(jīng)逾期），會自動在美事里推送未完成的內(nèi)容，用戶可點擊查看詳情，并及時處理。

三、提升任務(wù)完成效率

1. 概念提效

舊版的產(chǎn)品概念復(fù)雜，存在重復(fù)性內(nèi)容，如「項目」和「產(chǎn)品」，如“產(chǎn)品”和“項目”這兩個概念的相似度就很高，很多新用戶難以理解。同時不符合業(yè)界定義的認(rèn)知，如「迭代」，本應(yīng)該是需求的合集，但是舊版二者卻是并列關(guān)系，造成了理解成本高的問題。

在優(yōu)化方案中，我們將概念扁平化，合并相似度較高的概念，放棄部分不常用概念。同時調(diào)研市面現(xiàn)有平臺的概念體系，做到盡可能符合業(yè)界認(rèn)知。從而降低理解成本。

概念提效

2. 搭建高坪效頁面

工作事項作為平臺最基礎(chǔ)組成部分，主要問題是頁面交互方式老舊，體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)分散且層級復(fù)雜；使用過程中跳轉(zhuǎn)頻繁，需要重新搭建高坪效的頁面。同時在閱讀瀏覽、新增內(nèi)容和語義理解方面都存在設(shè)計細(xì)節(jié)問題。筆者以需求詳情頁為例，說一下搭建高坪效頁面的方法。

頁面層級重構(gòu)：筆者采用了卡片分類法將頁面組件重新歸類組合，重構(gòu)新頁面，同時考慮到用戶的快速瀏覽習(xí)慣，將原有跳轉(zhuǎn)新頁面改為抽屜的展示方式，減少反復(fù)頁面跳轉(zhuǎn)帶來的體驗不佳。

頁面層級重構(gòu)

看到有用的信息：合理控制信息密度，同時保證添加內(nèi)容的便捷性。設(shè)計吸頂?shù)膭?chuàng)建入口，點擊后可跳轉(zhuǎn)到預(yù)設(shè)位置去添加內(nèi)容。頁面上不會出現(xiàn)多余信息，有效降低頁面的信息密度。

快速創(chuàng)建

快速看到想看的：隨著用戶在抽屜內(nèi)新增的內(nèi)容越來越多，頁面也會變的越來越長，為提升瀏覽效率，在左側(cè)設(shè)計快捷幀導(dǎo)航欄，點擊后能快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)位置，提升瀏覽效率。

快捷幀瀏覽

低成本理解文案：本次在語義設(shè)計上做了調(diào)整，確保用戶低成本理解。以操作日志為例，日志里記錄了所有操作記錄，表達(dá)內(nèi)涵是“哪些用戶在什么時間進(jìn)行了如何的操作”，因此設(shè)計由「用戶名」 「行為」 「結(jié)果」 「操作時間」組成的字段句式，使語義做到標(biāo)準(zhǔn)化且降低理解成本。

語義提效

3. 多維度展示

在舊版方案中大量使用列表作為展示方式。但單一維度列表僅僅強(qiáng)調(diào)了事項的主題，考慮到在實地的工作場景中，用戶是需要從多種維度去管理工作事項。

層級關(guān)系展示：需求存在父子級關(guān)系（一個需求可以被拆分成多個子需求，分期完成），因此需要能表達(dá)清楚層級關(guān)系的展示方式。筆者使用了樹形圖的展示方式，明確父子級關(guān)系。

進(jìn)度展示：因為我們所參與的事項都是有起止日期的，什么時候開始，什么時候結(jié)束，中間需要干多長時間，都需要讓用戶有清晰的感知，從而提升管理效率。筆者采用了甘特圖，以事項進(jìn)度的維度來管理決策，同時設(shè)計了拖拽功能方便用戶及時編輯進(jìn)度。

流轉(zhuǎn)狀態(tài)展示：工作事項需要流轉(zhuǎn)的，因此需要以流轉(zhuǎn)狀態(tài)的維度去展示事項，能更好地幫助用戶感知事項所處的狀態(tài)，及時規(guī)劃流轉(zhuǎn)動向，從而提升事項流轉(zhuǎn)效率。筆者采用了看板的展示方式，以事項流轉(zhuǎn)狀態(tài)的維度來管理決策，用戶可拖拽事項，及時進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

多維度圖標(biāo)展示

四、項目總結(jié)

回歸到辦公提效公式：“辦公提效=角色完成任務(wù)的效率x流轉(zhuǎn)順暢程度”。在“流轉(zhuǎn)”和“角色”兩個方面的優(yōu)化。

通過梳理產(chǎn)品生命周期將做到全流程覆蓋，同時搭建信息體系，提升流轉(zhuǎn)信息的觸達(dá)，進(jìn)而提升項目流轉(zhuǎn)效率。再通過優(yōu)化概念，降低學(xué)習(xí)成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；搭建多維度展示方式，提升決策管理能力，保障用戶在各節(jié)點完成任務(wù)的效率。

最終做到精準(zhǔn)的辦公提效。

一個公式，助力辦公提效

五、寫在最后

本次改版還在繼續(xù)中，我們會繼續(xù)以提效為目標(biāo)持續(xù)優(yōu)化。B端產(chǎn)品不同于C端，尤其是企業(yè)類辦公產(chǎn)品，會經(jīng)常缺乏埋點導(dǎo)致缺乏有效的數(shù)據(jù)支持，因此不能像C端產(chǎn)品以數(shù)據(jù)作為設(shè)計依據(jù)。

需要設(shè)計師深入產(chǎn)業(yè)了解業(yè)務(wù)背后的運行邏輯，訪談目標(biāo)用戶觀察其行為并收集其訴求。由此才能足夠了解業(yè)務(wù)，為企業(yè)用戶產(chǎn)出更優(yōu)秀的設(shè)計方案。

希望這份B端設(shè)計改版的內(nèi)容能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?/p>

作者：58UXD

來源公眾號：58UXD（ID：i58UXD），58UXD，全稱58同城用戶體驗設(shè)計中心。

本文由人人都是產(chǎn)品經(jīng)理合作媒體 @58UXD 授權(quán)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自 Unsplash，基于CC0協(xié)議。

該文觀點僅代表作者本人，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理平臺僅提供信息存儲空間服務(wù)。