一、背景與目的
辦公費是公司管理費用的重要組成部分，在管理費用的分配使用當(dāng)中起著至關(guān)重要的作用，辦公費用的控制將使公司獲得很大程度上的節(jié)約。
為降低公司成本，提高經(jīng)濟效益，減少管理費用開支，使得錢、財、物效用達(dá)到最大化，特制定此標(biāo)準(zhǔn)。
二、相關(guān)定義
辦公費是指因公司日常經(jīng)營需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費、因工作需要公司統(tǒng)一訂購的報紙及書刊、辦公室清潔衛(wèi)生所需用品等。
三、嚴(yán)格執(zhí)行辦公費預(yù)算控制
（一）明確預(yù)算體系及職責(zé)分工
公司的預(yù)算體系由公共辦公費預(yù)算、部門辦公費預(yù)算和臨時辦公費預(yù)算三大體系構(gòu)成，其職責(zé)分工情況如表8-1所示。
表8-1 公司預(yù)算體系構(gòu)成一覽表
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預(yù)算體系 | 制定者/執(zhí)行人 | 預(yù)算表內(nèi)容 |
公共辦公費預(yù)算 | 行政部 | 各個部門在各個費用科目下的預(yù)算金額 |
部門辦公費預(yù)算 | 部門經(jīng)理 | 本部門各員工在各個費用科目下的預(yù)算金額 |
臨時辦公費預(yù)算 | 行政部經(jīng)理 | 財務(wù)部根據(jù)具體情況確定其費用科目和對象的明細(xì)分類 |
備注 | 1．各預(yù)算體系分別制定年度和月度預(yù)算 2．財務(wù)部經(jīng)理統(tǒng)一匯總所有預(yù)算 | |
（二）辦公費預(yù)算控制
為有效控制辦公費的支出，公司須制定科學(xué)合理的預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。公司辦公費預(yù)算工作流程如下。
1．公司于每年12月15日前向行政部經(jīng)理和各部門經(jīng)理發(fā)放下一年度的預(yù)算表，年度預(yù)算制作人須在每年的12月23日之前完成下一年度預(yù)算。
2．公司于每月15日前向行政部經(jīng)理和各部門經(jīng)理發(fā)放下月預(yù)算表，各月度預(yù)算制作人須在每月23日之前完成下月度預(yù)算。若預(yù)算表的形式和內(nèi)容在不同月份沒有變化，則可以持續(xù)沿用，無須每月下發(fā)。
3．臨時辦公費預(yù)算自財務(wù)部預(yù)算表下發(fā)之日3天內(nèi)由相應(yīng)預(yù)算制定人完成。
4．所有預(yù)算均需要以書面和電子兩種形式交財務(wù)部經(jīng)理審核。書面預(yù)算表需要預(yù)算制作人清楚簽字。
5．財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)對匯總的預(yù)算分別進行審核和測算，確保各項預(yù)算開支的合理性，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即將預(yù)算表退回相關(guān)預(yù)算制定人，要求其在一天內(nèi)重新制定或做出合理的書面解釋。
6．財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在每月25日前完成預(yù)算審核，臨時辦公費預(yù)算自財務(wù)部收到預(yù)算表后一天內(nèi)完成審核，財務(wù)部經(jīng)理簽字后，將書面預(yù)算交總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
7．經(jīng)總經(jīng)理審核沒有通過的預(yù)算由財務(wù)部轉(zhuǎn)回預(yù)算制作人在一天內(nèi)重新制定或做出合理的書面解釋，再由財務(wù)部重新匯總交總經(jīng)理審核。
8．總經(jīng)理應(yīng)在每月28日前完成對各項預(yù)算的審核，并在收到財務(wù)部所交的臨時辦公預(yù)算表兩天內(nèi)完成審核。
9．經(jīng)總經(jīng)理審核通過并簽字批準(zhǔn)的預(yù)算由行政部復(fù)印一份保存后，再交財務(wù)部公布生效。預(yù)算原件由財務(wù)部保存，復(fù)印件由行政部保存。
10．行政部及各部門嚴(yán)格執(zhí)行已審批發(fā)布的年度預(yù)算和月度預(yù)算，嚴(yán)格控制辦公費的合理支出。
四、辦公費報銷控制
為控制辦公費的支出，公司須對辦公費的報銷進行嚴(yán)格控制和審批。公司在七種情況下的費用報銷控制如下。
1. 部門人員費用報銷控制
各部門相關(guān)人員在辦公費發(fā)生后須如實填寫《費用報銷單》，核對報銷憑證和金額無誤后交本部門經(jīng)理審核簽字，由部門經(jīng)理簽字后交財務(wù)部經(jīng)理審核無誤后由財務(wù)部出納處報銷，報銷費用金額沖抵本部門預(yù)算。
2. 部門經(jīng)理費用報銷控制
部門經(jīng)理本人用于部門工作的費用報銷由本人在經(jīng)辦人欄下簽字后，直接交財務(wù)部經(jīng)理審核報銷。
3. 公共費用開支報銷控制
公共費用開支的報銷由經(jīng)辦人在《費用報銷單》上簽字，行政部經(jīng)理審核簽字后交財務(wù)部經(jīng)理審核報銷，相應(yīng)費用沖抵公共費用預(yù)算。
4. 總經(jīng)理辦公開支報銷控制
總經(jīng)理本人辦公開支要直接在《報銷單》上簽字，交財務(wù)部經(jīng)理審核無誤后報銷。
5. 非預(yù)算項目開支報銷控制
部門經(jīng)理本人或其他員工受到總經(jīng)理的指派用于部門外工作的非預(yù)算項目開支的報銷，應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理簽字，由總經(jīng)理審批后交財務(wù)部經(jīng)理審核報銷，相應(yīng)費用沖抵總經(jīng)理預(yù)算。
6. 超出預(yù)算費用報銷控制
財務(wù)部審核過程中如發(fā)現(xiàn)某項開支已經(jīng)超出預(yù)算，須要求相關(guān)報銷人和審核人提出書面解釋，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行報銷。
7. 特殊情況費用報銷控制
因特殊情況發(fā)生的大額預(yù)算外支出，必須經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后，再由財務(wù)部經(jīng)理審核報銷。
五、辦公借款控制
辦公借款主要是指公司正式員工因為辦公或出差等業(yè)務(wù)要求向公司借取的臨時款項，不包括因采購、施工、廣告等外部客戶發(fā)生的服務(wù)或材料支出借款。為控制辦公費支出，避免資金損失，公司須對辦公借款進行嚴(yán)格的控制。
（一）借款權(quán)利規(guī)定
1．非公司正式員工不得以任何理由進行辦公借款。
2．公司正式員工因辦公或出差等業(yè)務(wù)需要方可辦理借款。
（二）填寫借款單
公司正式員工因為辦公或出差等業(yè)務(wù)需要向公司申請臨時借款時，借款人需填寫《借款申請單》。
（三）明確借款審批權(quán)限
1．借款金額在1 000元及以下的申請，由部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)后交財務(wù)部審核支款。
2．借款金額在1 000元以上的，由部門經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后交財務(wù)部審核支款。
3．部門借款每月累計超過3 000元以上的，財務(wù)部應(yīng)書面通知總經(jīng)理，同時停止接受由部門經(jīng)理審批的借款申請，該部門再借款須由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后交財務(wù)部審核支款。
（四）還款與報銷規(guī)定
1．任何借款都須在財務(wù)部支出之日起一個月內(nèi)歸還公司或報銷抵賬。
2．對借款超過歸還期限的部門和個人，財務(wù)部應(yīng)停止接受其新的借款申請，直至超期借款歸還為止。
3．因長期出差所造成的借款超期，在當(dāng)事人和相關(guān)部門提供充分的書面解釋后，財務(wù)部可以恢復(fù)其借款權(quán)利。
六、檢查與獎懲
1．公司每月對辦公費進行核算，發(fā)現(xiàn)月度預(yù)算超支5%的，相關(guān)預(yù)算編制人須以書面形式向總經(jīng)理提出合理解釋，總經(jīng)理如果審批同意將通知財務(wù)部和人力資源部，否則財務(wù)部將依據(jù)照不能合理解釋的預(yù)算超支金額給予罰款，通知人力資源部從預(yù)算編制人員的次月工資中扣除。
2．經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)違反辦公費使用規(guī)定的部門和個人，財務(wù)部和人力資源部將根據(jù)具體情況給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
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