項目失敗的代價很高。通過進(jìn)度跟蹤，你可以預(yù)見問題，并采取必要的措施引導(dǎo)項目回到正軌。
根據(jù)最近的一項研究，由于項目表現(xiàn)不佳，組織平均浪費了其總投資的11.4%。此外，在那些低估了健全項目管理的重要性的企業(yè)中，67%的企業(yè)認(rèn)為他們的項目徹底失敗了。
每個項目都涉及幾個活動部分，包括人員、時間表、預(yù)算、驗收標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險和利益相關(guān)者的滿意度。每個部分都會影響其他部分，而項目經(jīng)理的職責(zé)是確保項目按計劃進(jìn)行。這就是項目跟蹤的意義所在。
項目跟蹤的好處
項目跟蹤是根據(jù)原始項目計劃監(jiān)測項目進(jìn)展的過程。其目的是一旦發(fā)現(xiàn)偏差（或可能導(dǎo)致偏差的情況），立即采取糾正措施，使團(tuán)隊保持在正軌上。
如果做得好，項目跟蹤可以使你的團(tuán)隊能夠：
保持進(jìn)度
當(dāng)你每天、每周或每月跟蹤進(jìn)度時，就會知道里程碑是否正在實現(xiàn)。如果你預(yù)見到項目交付可能出現(xiàn)延遲，你可以：
● 引入更多的人
● 減少項目的范圍
如果因為預(yù)算限制或嚴(yán)格的質(zhì)量要求而無法使用這些選項，就與客戶或項目發(fā)起人坐下來協(xié)商延長期限。
保持在預(yù)算范圍內(nèi)
成本超支是項目失敗的主要原因之一。一般來說，由于不確定性和不斷變化的期望，項目從 A 點到 B 點的旅程絕不會一帆風(fēng)順。但是，當(dāng)你努力跟蹤并嚴(yán)格控制項目支出時，你更有可能保持在預(yù)算范圍內(nèi)。
最大限度利用資源
了解誰在做什么以及哪些任務(wù)落后，使你能夠做出必要的資源調(diào)整。也許員工A不是處理某項任務(wù)的最佳人選。也許員工B的工作負(fù)荷有點太滿了，而員工C卻坐在那里等著任務(wù)的到來。
當(dāng)你對團(tuán)隊的工作量有清晰的認(rèn)識時，任務(wù)就會被更均勻地分配，并且可以在需要的時候和地方提供幫助。
如何跟蹤項目進(jìn)展
追蹤項目進(jìn)展包括幾種方法的結(jié)合：
定期會議
安排每日或每周的會議，無論是在同一個房間還是通過視頻會議的虛擬會議。利用這些會議來討論任務(wù)狀態(tài)的更新、團(tuán)隊成員可能遇到的任何困難以及可能破壞進(jìn)展的潛在風(fēng)險。
另外，花時間與團(tuán)隊成員單獨會面，不僅可以加強(qiáng)關(guān)系，還可以使項目經(jīng)理了解他們是否與團(tuán)隊在目標(biāo)和期望方面保持一致。
工時表
工時表記錄了員工在任務(wù)上花費的時間，這反過來又使項目經(jīng)理能夠：
● 了解哪些員工更適合做哪些工作
● 識別員工的可用性，以便更均勻地分配工作量
● 準(zhǔn)確指出哪些員工可能需要額外的培訓(xùn)
● 預(yù)測延誤情況
● 估算預(yù)期成本
備受歡迎的項目管理系統(tǒng)8Manage PM內(nèi)置工時表，可輕松跟蹤時間。該軟件可以向項目經(jīng)理很好地展示員工在一段時間內(nèi)的工作量，及時了解項目每個階段花費的時間。員工也可以清晰個人的責(zé)任，知道如何實現(xiàn)更好的協(xié)作。
任務(wù)更新
及時的任務(wù)更新可以讓項目經(jīng)理衡量項目完成的百分比，員工是否遵循質(zhì)量準(zhǔn)則，哪些團(tuán)隊成員需要幫助，項目支出是否在軌道上，以及項目的整體目標(biāo)是否得到有效溝通。
與8Manage PM項目管理系統(tǒng)配合使用，團(tuán)隊無需離開平臺即可輕松發(fā)布相關(guān)任務(wù)和項目更新。系統(tǒng)在整個項目的計劃和執(zhí)行過程中貫徹四眼原則，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整和真實，防止人為作偽，確保任務(wù)和承諾的清晰。
狀態(tài)報告
每周或每月的狀態(tài)報告可以讓項目經(jīng)理反思上一周或上個月的是非曲直。他們可以將學(xué)到的經(jīng)驗應(yīng)用于尚未完成的項目部分。
8Manage PM系統(tǒng)提供共享視圖、詳細(xì)歷史記錄、活動日志、自動警報、提醒和狀態(tài)報告，以使團(tuán)隊每個人保持一致并了解項目最新情況。
該系統(tǒng)最大優(yōu)勢在于實時跟蹤審計，將所有項目信息集中在一個易于訪問的位置，并且有助實現(xiàn)工作流程自動化和可視化，允許你的管理團(tuán)隊或整個團(tuán)隊進(jìn)行實時協(xié)作和溝通。
跟蹤你的項目以取得成功
項目失敗有多種形式：時間安排不當(dāng)、預(yù)算超支、交付質(zhì)量差、最終用戶不滿意、流程效率低下、溝通不暢——這樣的例子不勝枚舉。這就是跟蹤項目進(jìn)度對于成功至關(guān)重要的原因。使用正確的方法和軟件工具，項目跟蹤可以指導(dǎo)你的團(tuán)隊的行動，甚至可以在問題出現(xiàn)之前就向你發(fā)出警告。
在8Manage PM項目管理系統(tǒng)內(nèi)，每個項目成員的任務(wù)流轉(zhuǎn)清晰且可追溯，項目信息實時準(zhǔn)確同步，發(fā)現(xiàn)異常自動預(yù)警，讓你對項目運行的動態(tài)有更直觀和更準(zhǔn)確的把握。
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