任何組織都有自己的項目管理方法和工具,無論是通過Excel、Project,還是像Tita專門系統(tǒng)進行管理,任務(wù)進度管理都是項目管理的重心。OKR方法,是目標管理工具的最新迭代和進化,它適合戰(zhàn)略目標分解,重點工作落地,也適合項目管理,OKR能助推項目成功實施。
01 有效的目標管理是項目成功的基礎(chǔ)
一個項目能夠成功的,應(yīng)該要具備以下要素:
- 清晰目標
- 團隊共識
- 相互協(xié)同
這就是有效的目標管理需要和能夠達到的效果。
想想我們實際項目,常常會出現(xiàn)什么場景?
- 千辛萬苦完成的項目,但老板、客戶或相關(guān)方并不滿意
- 協(xié)調(diào)需要花費很多時間
- 項目又延遲了
……
這些問題,在很大程度上在于“缺乏有效的目標管理”。低效的目標管理,往往會造成沖突、協(xié)調(diào)困難、拖延時間等,甚至導(dǎo)致項目從根本上失去意義。而有效的目標管理,會使項目事半功倍!
當然,所有人都認為自己有目標,有時間、成本和質(zhì)量。而且還有項目管理體系、流程和工具在精細化的管理項目,為什么還存在上述問題?
因為時間、成本和質(zhì)量不是項目真正的目標。
在現(xiàn)實實踐中,時間是重要的衡量標準。我們經(jīng)常用“項目計劃完成率”來評估項目管理的成效。但是,這并不項目的真正目標。
我們想想,為什么要開展這個項目?在什么背景下提出的這個項目?項目的真正的客戶或利益關(guān)系者是誰?項目的意義和價值是什么?一定不是時間!一定是要對客戶或利益關(guān)系者有價值,滿足他們的需求!而這些,恰恰是我們在實踐中往往會被忽視的!
而KPI不一定能解決目標有效的問題。KPI是一個量化指標,但量化并不一定能導(dǎo)致正確的結(jié)果。我們可能為了達成這個“數(shù)值”,采取一些短期的、甚至與目的背道而馳的方法策略來實現(xiàn)目標。KPI按部門進行分解,會導(dǎo)致部門為了完成各自責任目標,而各自為政,甚至?xí)a(chǎn)生沖突。這樣就需要大量的協(xié)調(diào)。
02.OKR是一種有效的目標管理工具
OKR方法,最契合彼得·德魯克的目標管理理念,融合SMART原則和KPI優(yōu)點,是新的敏捷時代目標管理工具的進化。它能幫助項目進行有效的目標管理:
- 清晰
OKR方法的結(jié)構(gòu),可以幫助項目清晰目標:
O(目標):定義了項目的范圍,明確了項目目的。這是項目的指南針!
KR(關(guān)鍵結(jié)果):定義如何實現(xiàn)目標和衡量目標完成進度。這是項目的路徑圖。
- 共識
當我們有了這個清晰但簡單的目標時,可以幫助我們形成共識。過去,我們理解項目時,要么是一個簡單的任務(wù)或指示,要么是一個幾十頁的立項文檔。這樣,我們?nèi)绾稳ダ斫忭椖磕繕四??每個人在理解時,都會基于自身的認知,對項目產(chǎn)生不同的理解!即使是項目經(jīng)理與老板,之間也可能存在誤解。
同時,在OKR目標設(shè)定過程中,還經(jīng)歷頻繁的討論和定期敏捷的更新,在這個過程中,進一步達成共識!有了更高程度的共識,能夠更好的保證執(zhí)行朝著同一個方向。
- 協(xié)同
在OKR目標分解的過程中,它不是基于職責的分工,而是強調(diào)彼此依據(jù)角色對目標的貢獻。“能夠更好地實現(xiàn)目標的貢獻”,才是一個好的OKR。而不是最大化反映部門、崗位職責的貢獻。
在OKR管理過程中,通過不斷的明確優(yōu)先事項,通過OKR目標的進度信息的共享,讓所有人都專注最重要的事,彼此協(xié)同達成項目優(yōu)先事項。
03. OKR不是任務(wù)管理
在實踐中,我們觀察到部分OKR目標結(jié)構(gòu)類似這種:
目標:在Q1,完成X項目
關(guān)鍵結(jié)果1:1月份,完成X1
關(guān)鍵結(jié)果2:2月份,完成X2
關(guān)鍵結(jié)果3:3月份,完成X3
這時,可能有人會產(chǎn)生這樣的疑惑:這與我們的項目管理有什么區(qū)別?再搞一套OKR不是畫蛇添足嗎?
為什么會產(chǎn)生這種現(xiàn)象?
因為OKR與項目管理中的任務(wù)管理形式相同。都是金字塔結(jié)構(gòu),一種結(jié)構(gòu)化思維的體現(xiàn)。所以,用時間維度來確定關(guān)鍵結(jié)果,是我們“直覺“反映。
但其實,兩者的邏輯是完全不同的。
OKR,代表目標和關(guān)鍵結(jié)果,OKR將目標設(shè)定的最佳方面結(jié)合在一個框架中:一個鼓舞人心的定性愿景,一組確定是否達到目標的度量標準。它是目標的不同面的界定,目標與關(guān)鍵結(jié)果共同闡述了一個問題的“5W2H“。但WBS,是將項目工作層層分解為較小的組成部分。它主要采用結(jié)構(gòu)和時間進度的方式來分解。
任務(wù)是基于OKR所產(chǎn)生的,而OKR不是任務(wù)分解。
目標:做什么,為什么
關(guān)鍵結(jié)果:交付標準/交付物
任務(wù):如何在日常工作中去完成
OKR在項目管理中發(fā)揮“宏觀作用”,項目管理工具在項目中發(fā)揮“微觀作用”。我們不僅要“低頭走路,還要抬頭看天”。我們在進行項目管理過程中,先確定項目OKR目標,明確目的和交付標準;然后根據(jù)交付標準將其變成一項項任務(wù)進行日常管理。
04.項目的O制定
O(目標)就像使命宣言,只是時間短一些。一個偉大的目標激勵著團隊,它很難(但并非不可能)在一個固定的時間框架內(nèi)完成,而且可以由一個或多個獨立設(shè)定目標的人來完成。一個目標通常應(yīng)該符合以下特征:
- 定性和鼓舞人心的
- 有時限的
- 可由責任者獨立控制的
一般目標的結(jié)構(gòu),是這樣的:動詞 (形容詞) 名詞
比如:開發(fā)【高競爭性】的X產(chǎn)品
在這個目標中,“高競爭性“是定性的,而且能夠鼓舞團隊。這與我們項目管理是有所不同的。依據(jù)項目管理計劃,可能設(shè)定目標是”開發(fā)X產(chǎn)品“。
OKR中的目標,不僅幫我們明確行動,更重要的是:它解釋了意圖,更“向外”。告訴了我們目標如何支持組織目標或者滿足客戶需求,指出了工作的意義和價值。
05.總結(jié)
OKR對于項目來說,是一種非常有效的目標管理工具。我們在進行項目管理過程中,先確定項目OKR目標,然后將其變成一項項任務(wù)進行日常管理。OKR管理目標,項目管理工具管理過程執(zhí)行,通過OKR敏捷地調(diào)整任務(wù)/計劃。OKR不是任務(wù)管理。在項目中,O(目標)就像使命宣言,告訴了我們目標如何支持組織目標或者滿足客戶需求。KR(關(guān)鍵結(jié)果)是交付標準或交付物,也可以是交付策略。
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