一、什么是協(xié)同辦公

協(xié)同辦公，是指企業(yè)內(nèi)部或外部各類人員之間利用信息技術(shù)來進(jìn)行協(xié)作工作的一種形式。這種協(xié)作工作既可以由直接員工進(jìn)行，也可以來自外部的咨詢機(jī)構(gòu)、合作伙伴或聯(lián)營企業(yè)。協(xié)同辦公的優(yōu)勢在于可以對資源進(jìn)行有效管理和配置，各部門之間可以建立良好的協(xié)作關(guān)系，跨部門更好地實(shí)現(xiàn)資源共享。

協(xié)同辦公技術(shù)，包括：同步協(xié)作技術(shù)、社交網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、內(nèi)容管理技術(shù)、流程管理技術(shù)。例如，同步協(xié)作技術(shù)可在不同部門之間共享數(shù)據(jù)、文檔等，社交網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以幫助團(tuán)隊(duì)擴(kuò)大聯(lián)系、分享資源，而內(nèi)容管理技術(shù)則可以讓各部門之間管理自己的內(nèi)容，以便整體更好地提升效率水平。

二、協(xié)同辦公的優(yōu)勢

協(xié)同辦公的原理是通過共享信息、資源和工具，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和協(xié)作，以縮短完成項(xiàng)目的周期和提高結(jié)構(gòu)性。

協(xié)同辦公利用數(shù)字工具將不同的協(xié)作工具集成在一起，帶來的好處包括：

1.增加協(xié)作效率：通過協(xié)同辦公，團(tuán)隊(duì)成員可以輕松地共享信息、文件和資源，以增加工作效率和可見性。

2.提高多任務(wù)處理能力：協(xié)同軟件提供了多個工具和功能，可以同時處理多個任務(wù)，從而提高了團(tuán)隊(duì)成員的產(chǎn)品輸出效率。

3.降低錯誤率：協(xié)同辦公工具可以進(jìn)行實(shí)時的文檔審核和共享，保證組成員使用的信息同步和及時，有效降低了錯誤率。

4.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)氛圍：通過給成員共同體驗(yàn)，協(xié)同辦公可以鞏固內(nèi)部溝通與協(xié)作，促進(jìn)企業(yè)文化的形成。

5.提升靈活性：協(xié)同辦公團(tuán)隊(duì)成員可以隨時進(jìn)入平臺，及時看到被指派的任務(wù)及工作跟進(jìn)狀態(tài)，提高靈活度和工作效率。

三、協(xié)同辦公的主要功能

1、實(shí)時溝通

實(shí)時溝通是協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要功能之一。通過系統(tǒng)內(nèi)置的聊天工具，團(tuán)隊(duì)成員可以隨時隨地進(jìn)行實(shí)時交流，無論是文字、語音還是視頻。這種實(shí)時溝通的方式能夠極大地提高團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通效率，減少溝通誤差，促進(jìn)信息的及時傳遞。

2、任務(wù)管理

協(xié)同辦公系統(tǒng)的任務(wù)管理功能可以幫助團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行任務(wù)的分配、跟蹤和統(tǒng)計(jì)。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建任務(wù)，并指派給相應(yīng)的成員。成員可以通過系統(tǒng)查看自己的任務(wù)列表，了解任務(wù)的詳細(xì)信息和進(jìn)度。系統(tǒng)還支持任務(wù)的優(yōu)先級設(shè)置、任務(wù)狀態(tài)更新和任務(wù)的提醒功能，確保任務(wù)能夠按時完成。

3、文件共享

協(xié)同辦公系統(tǒng)的文件共享功能可以幫助團(tuán)隊(duì)成員方便地共享和管理文件。團(tuán)隊(duì)成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建文件夾，將相關(guān)文件整理歸類，并設(shè)置不同的權(quán)限，控制文件的訪問和編輯權(quán)限。系統(tǒng)還支持文件的版本管理和歷史記錄查看，方便團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行文件的追溯和恢復(fù)。

4、日程安排

協(xié)同辦公系統(tǒng)的日程安排功能可以幫助團(tuán)隊(duì)成員合理安排工作和生活。團(tuán)隊(duì)成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建個人日程，記錄重要的會議、任務(wù)和活動。系統(tǒng)還支持共享日程，團(tuán)隊(duì)成員可以查看其他成員的日程安排，避免沖突和重復(fù)安排。

5、團(tuán)隊(duì)協(xié)作

協(xié)同辦公系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能可以幫助團(tuán)隊(duì)成員共同協(xié)作完成項(xiàng)目和任務(wù)。團(tuán)隊(duì)成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建項(xiàng)目，將相關(guān)的任務(wù)和文件整合到項(xiàng)目中，方便團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行協(xié)作和管理。系統(tǒng)還支持項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤和團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作討論，確保項(xiàng)目能夠按時高質(zhì)量完成。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能還支持團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作評價和反饋。

6、數(shù)據(jù)分析

協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能可以幫助團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。系統(tǒng)可以自動生成各種報(bào)表和圖表，展示團(tuán)隊(duì)的工作情況和成果。通過對數(shù)據(jù)的分析，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人可以發(fā)現(xiàn)問題和瓶頸，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

數(shù)據(jù)分析功能還可以幫助團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行決策和規(guī)劃。

四、協(xié)同辦公發(fā)展趨勢

1、效率是協(xié)同辦公的內(nèi)在要求

隨著技術(shù)的進(jìn)步，協(xié)同辦公的內(nèi)涵在辦公自動化(OA)的基礎(chǔ)上不斷豐富，逐漸強(qiáng)調(diào)協(xié)同能力的提升。

協(xié)同辦公的內(nèi)在要求便是高效。同一企業(yè)不同分支機(jī)構(gòu)、同一分支機(jī)構(gòu)不同位置的員工之間的業(yè)務(wù)溝通往往為企業(yè)協(xié)同管理帶來巨大的挑戰(zhàn)。首當(dāng)其沖的便是企業(yè)管控體系。事實(shí)上，企業(yè)管控體系的核心因素在于溝通的透明度與時效性，相應(yīng)的協(xié)同辦公工具也需要能夠幫助企業(yè)打破從上到下、從點(diǎn)到面的溝通壁壘。

2、開放生態(tài)打磨產(chǎn)品滿足企業(yè)需求

在PC互聯(lián)網(wǎng)時代，以致遠(yuǎn)、泛微等OA廠商提供了諸如“業(yè)務(wù)”、“管理”等基本服務(wù)，提供電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)作等基本服務(wù)，并能夠滿足企業(yè)對文檔流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理等實(shí)用功能的需要。但是，隨著移動互聯(lián)時代的來臨，對協(xié)同工作的智能化提出了更高的要求。既要解決日常辦公、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、信息交流等日常協(xié)作，又要在即時通訊、音視頻會議、數(shù)據(jù)共享、移動辦公等領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)更加流暢、更加沉浸的場景體驗(yàn)。

因此，隨時隨地地溝通、交流，協(xié)同工作，并且無卡頓、低延時的體驗(yàn)需求，引發(fā)對協(xié)同辦公能力的追求。然而，對于協(xié)同辦公廠商而言，構(gòu)建品質(zhì)卓越的通信能力，已經(jīng)超出了自身強(qiáng)項(xiàng)業(yè)務(wù)范疇。在此背景下，越來越多的廠商開始尋求生態(tài)合作，通過強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合的方式，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

3、安全正在受到各個行業(yè)重視

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，信息安全正在得到重視。金融、政企的數(shù)字化程度不斷加深，協(xié)同辦公服務(wù)也會隨之向生態(tài)閉環(huán)的方向發(fā)展。在此背景下，金融、政企等越來越多的行業(yè)開始對協(xié)同辦公提出更高的安全要求。

特別是在協(xié)同辦公的數(shù)字化服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，從信息、管理流程、業(yè)務(wù)流程等方面逐步擴(kuò)展到數(shù)字化的功能，從而形成了一個全生產(chǎn)、全產(chǎn)業(yè)鏈、全生態(tài)的生產(chǎn)與消費(fèi)的閉環(huán)閉環(huán)。在辦公場景下，員工登錄設(shè)備的多樣化，以及異地訪問內(nèi)網(wǎng)等行為，為企業(yè)數(shù)據(jù)和信息安全提出新的挑戰(zhàn)，“安全”成為考慮的首要因素。

4、當(dāng)AI遇見協(xié)同辦公

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，AI辦公已成為未來辦公的新方向。AI辦公可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能化、自動化和高效化，提升工作效率和質(zhì)量。AI還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和預(yù)測，幫助企業(yè)更好地了解客戶需求、市場變化等信息，為企業(yè)決策提供支持。同時，AI辦公也需要與人類工作協(xié)同，實(shí)現(xiàn)人機(jī)合作，才能更好地發(fā)揮其作用。