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第一章 總 則

第一條 為規(guī)范公司地產(chǎn)檔案管理，建立、健全公司檔案管理體系，全面提升檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)保密管理規(guī)定》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子檔案管理暫行辦法》等公司規(guī)章制度，特制訂本管理辦法。

第二條 凡公司各部門、各項目在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司檔案管理職能部門移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。

第三條 公司應(yīng)當(dāng)加強地產(chǎn)檔案管理工作，建立和完善檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證檔案的真實、完整、可用、安全。客戶檔案管理按《客戶（業(yè)主）檔案管理辦法》執(zhí)行。

第四條 公司地產(chǎn)檔案管理工作遵循內(nèi)容準(zhǔn)確完整，分類科學(xué)統(tǒng)一；立卷歸檔及時，查閱使用方便；制度措施健全，管理手續(xù)嚴密；設(shè)施配套完整，存放保管安全的原則。

第二章 管理職責(zé)

第五條 檔案管理職能部門職責(zé)

（一）認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、規(guī)定和辦法。

（二）制定和不斷完善公司各項檔案管理制度，創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境，逐步實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（三）檢查、指導(dǎo)公司、各職能部門的檔案管理。

（四）承擔(dān)公司以及各子公司、各職能部門必須移交公司的各類檔案的保管，切實做好檔案庫室的保密、安全防患管理。

（五）及時為公司各項工作提供檔案服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的數(shù)據(jù)。

（六）積極開展檔案的編研工作，編寫公司的組織沿革、大事記、全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題文件匯編等編研材料。

（七）組織對檔案定期進行統(tǒng)計、鑒定、銷毀和移交工作。

第六條 檔案管理職能機構(gòu)管理員職責(zé)

（一）負責(zé)公司各類檔案的歸檔管理、編目、電腦著錄工作；

（二）負責(zé)公司檔案室日常各項管理事務(wù)，包括各類檔案的接收、排列、標(biāo)識、保管、保密、借閱、統(tǒng)計、銷毀、移交以及檔案庫房的七防（防盜、防火、防潮、防蟲、防塵和防有害微生物）等工作；

（三）負責(zé)檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督各職能部門兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)；

（四）協(xié)助公司本部檔案室擬寫公司的組織沿革、大事記、全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和專題文件匯編等編研材料；

（五）按時完成布置的工作任務(wù)和檔案管理工作任務(wù)。

第七條 職能部門兼職檔案員職責(zé)

（一）嚴格執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，制訂本單位的管理措施。

（二）及時收集、整理檔案，按規(guī)定立卷建檔，每年定期更新檔案目錄。

（三）辦理檔案查閱、借用、復(fù)制等利用工作，并及時收回歸檔，做好登記。

（四）加強檔案管理，確保檔案資料完整。

（五）對保管期滿和失去保存價值的檔案進行鑒定、報備登記并辦理申報銷毀事宜。

第八條 地產(chǎn)檔案管理員崗位職責(zé)：

（一）負責(zé)銷售部所有檔案整理存檔，包括：公司開發(fā)項目資料分類存檔備查、公司批示文件及公司部門交接的圖紙和文件存檔工作。

（二）負責(zé)業(yè)主檔案管理工作。業(yè)主檔案按照編號、姓名、房號、面積(建筑、套內(nèi))、單價、總房款、付款方式、簽約日期、交房時間、特殊條款、合同號、附件、聯(lián)系電話、住址等詳細記錄造冊、備案、存檔。

（三）每個業(yè)主的檔案要完整地裝入檔案袋編號，項目結(jié)束需要交接時要造表登記，檔案袋封面要寫清楚袋內(nèi)資料明細，與公司檔案室簽名交接。

（四）業(yè)主檔案只限于售樓部內(nèi)部使用，對外保密，不得向無關(guān)人員或別的業(yè)主展示和查閱，如公司有關(guān)部門借閱必須經(jīng)銷售部部長同意，填寫借閱登記單，方可借閱。

（五）負責(zé)經(jīng)公司審定的樣本合同以及簽字附件的存檔。

（六）負責(zé)銷售部與工程部交接工程變更單的存檔工作。

（七）負責(zé)與財務(wù)部、經(jīng)營部交接業(yè)主合同。

（八）負責(zé)與物業(yè)公司交接減免物業(yè)費用的通知單。

（九）項目網(wǎng)簽合同的前期輸入及準(zhǔn)備.

（十）負責(zé)監(jiān)督業(yè)主領(lǐng)取合同并登記簽字確認。

（十一）所有物品實行進出庫登記，出庫物品需經(jīng)銷售部部長簽字批準(zhǔn)方可出庫。

（十二）負責(zé)銷售部保安、保潔所需物品的采購。

（十三）每個月月底盤點，做到賬卡物相一致，次月初分類統(tǒng)計.上報。

（十四）負責(zé)銷售部固定資產(chǎn)及樣板間物品的管理及維護。

（十五）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

第三章 管理要求

第九條 員工在各項工作活動完結(jié)時，都應(yīng)將工作中形成的各種檔案材料交由所在部門的檔案人員統(tǒng)一歸檔；各部門當(dāng)年歸集的檔案材料應(yīng)于翌年6月底前完成檔案整理和移交。

第十條 公司宜根據(jù)需要建立檔案管理規(guī)章制度體系，包括各類文件材料收集、整理、歸檔、保管、保密、借閱和鑒定銷毀等方面的規(guī)定，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。

第十一條 公司設(shè)立公司檔案室，指定專人兼任檔案管理員；各部門、子公司、項目部相應(yīng)設(shè)立檔案分室（檔案柜），并指定專人為檔案管理員；對各種門類和不同載體的檔案，由公司檔案室和各部門、子公司、項目部檔案分室（檔案柜）保管。

第十二條 當(dāng)年立卷歸檔的檔案整理完成后，年度檔案目錄要逐級報審閱。

股東會（董事會）是公司經(jīng)營、管理的最高管理機構(gòu)，董事長代表股東會（董事會）對公司管理具有最終監(jiān)督權(quán)、指導(dǎo)權(quán)。

董事長作為公司治理的高層管理人員，也是公司經(jīng)營、管理的最終監(jiān)督執(zhí)行人員，是公司檔案管理的第一責(zé)任人。

總經(jīng)理（總裁）作為公司運營管理的高層管理人員，也是公司經(jīng)營、管理的最終執(zhí)行人員，是公司檔案管理的第二責(zé)任人。

第十三條 各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門檔案工作的監(jiān)督檢查。

部門經(jīng)理要對當(dāng)年立卷整理歸檔資料的完整性、真實性要進行全面、細致把握，確保沒有疏漏。

其他部門其他人員應(yīng)當(dāng)配合檔案管理人員做好公司檔案資料的收集、整理、歸檔工作。

第四章 檔案的分類及歸檔范圍

第十四條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

第十五條 公司各級檔案管理人員按照歸檔范圍分類并明確存放地（詳見附件一：檔案管理分類細則）。

（一）公司及項目管理類檔案：

1、公司證照（含內(nèi)設(shè)機構(gòu)）：必須交由檔案管理職能部門或公司指定管理部門歸檔。

2、項目證件：必須交由檔案管理職能部門歸檔，其他部門視情況保留復(fù)印件。

3、行政管理類文件：此類資料原件必須交由檔案管理職能部門歸檔。

4、行文類文件（部門及以上文件）：此類文件資料原件必須交由檔案管理職能部門保管，需要下發(fā)文件由檔案管理職能部門統(tǒng)一下發(fā)。

5、人事管理資料：人員入職、調(diào)動、離職需到檔案管理職能部門報備登記。

（二）合同類文件：

1、開發(fā)類合同：原件必須全部交由檔案管理職能部門歸檔保存，其他部門視情況保存復(fù)件。

2、設(shè)計合同：此類合同簽訂完畢后檔案管理職能部門保留一份正本歸檔，其他部門視情況保管副本（附件）。

3、施工合同：此類合同簽訂完畢后檔案管理職能部門保留一份正本歸檔，其他部門視情況保管副本（附件）。

（三）前期資料：

1、立項文件：涉及部門可暫時保管原件，檔案管理職能部門暫存復(fù)件或臺帳，待事項完結(jié)后；原件上報檔案管理職能部門歸檔。

2、建設(shè)用地、征地、拆遷文件：此類文件有原件的情況下交由檔案管理職能部門歸檔，無原件的情況下檔案管理職能部門保管復(fù)印件。

3、規(guī)劃報建文件：此類文件原件待事項完結(jié)后交由檔案管理職能部門歸檔。

4、專業(yè)報建文件：此類文件原件須交由檔案管理職能部門歸檔。

5、開工審批文件：此類文件原件待事項完結(jié)后交由檔案管理職能部門歸檔。

6、管線報建文件：此類文件原件待事項完結(jié)后交由檔案管理職能部門歸檔。

7、竣工驗收文件：此類文件原件待事項完結(jié)、組卷完畢后交由檔案管理職能部門歸檔。

以上前期類文件資料有原件的情況下檔案管理職能部門保留原件歸檔，無原件的情況下保留復(fù)件歸檔。

（四）工程圖紙類資料：圖紙、設(shè)計變更類文件由技術(shù)部及項目部暫時保管，待工程項目清算組卷完成后交由檔案管理職能部門歸檔。

（五）工程施工類資料：此類資料待工程竣工驗收組卷完成后交由檔案管理職能部門歸檔。

第五章 管理體制

第十六條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司檔案管理部門的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門、項目部的檔案資料管理工作

第十七條 公司檔案管理的分散與集中。

（一）各部門、項目部地產(chǎn)檔案資料臺賬每月更新一次。

（二）屬部門以下資料項目清算前暫由各部門進行保管，并由各部門指定人員每月將檔案臺賬上報至檔案管理職能部門。

（三）屬工程項目方面的資料，由項目部保管，并于每月將檔案臺賬上報至檔案管理職能部門；

其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文原件或批件原件一律交由檔案管理職能部門歸檔保管，本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項目竣工檔案備案后一個月內(nèi)，項目經(jīng)理將所有檔案移交至檔案管理職能部門統(tǒng)一保管。

（四）技術(shù)部、項目部負責(zé)工程圖紙資料的臨時保管，已辦結(jié)資料應(yīng)在一個月內(nèi)移交到檔案管理職能部門，但屬機密級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實際需要報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（五）各部門向檔案管理職能部門移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。電子檔案移交及命名按照《電子文件管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

（六）各項目部及部門負責(zé)本部門的檔案管理，屬機密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到檔案管理職能部門統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復(fù)印件。

第十八條 各項目部、部門形成的文件材料原則上由本部門負責(zé)立卷和歸檔，檔案管理職能部門檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第十九條 各部門向檔案管理職能部門移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。檔案管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動應(yīng)及時通知檔案管理職能部門，因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚后，才能離職。

第六章 檔案的歸檔、立卷與編號

第二十條 檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負責(zé)收集。

第二十一條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。

一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第二十二條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理職能部門負責(zé)人同意后妥為保存，檔案管理職能部門以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理職能部門歸檔并換回復(fù)印件。

第二十三條 聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第二十四條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

第二十五條 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。

第二十六條 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。

第二十七條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。

第二十八條 合同類、公司類文件需根據(jù)公司規(guī)定進行編號（詳見公司行文管理辦法及公司合同管理制度）。

第七章 檔案保管

第二十九條 公司各部門應(yīng)有專門存放檔案的檔案柜，檔案柜須放置在通風(fēng)干燥處，避免潮濕、蟲蛀、水漬、強光等，柜門應(yīng)結(jié)實牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。

第三十條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學(xué)的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

第三十一條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報檔案管理職能部門負責(zé)人。要熟悉所負責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

第三十二條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及房間鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關(guān)人員隨意進入檔案室，非檔案管理人員無故不許私開檔案柜。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

第三十三條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進行處罰。

第八章 保管期限與密級

第三十四條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。

第三十五條 保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

（一）永久保存檔案：

①公司章程；

②股東名簿；

③組織規(guī)程及議事規(guī)則；

④董事會及股東會紀錄；

⑤政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

⑥不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

⑦工程設(shè)計圖；

⑧規(guī)章制度；

⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

（二）10年保存檔案：

①預(yù)算、決算書類；

②項目計劃資料；

③其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

（三）5年保存：

①期滿或解除之合約；

②其他經(jīng)核定保存5年的文書。

（四）1年保存：

①結(jié)案后無長期保存必要者。

第三十六條 檔案密級

公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1、“絕密”文書含：相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

2、“機密”文書含：公司各類經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。

3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第九章 檔案借閱

第三十七條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫文件借閱申請單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱，詳見《文件借閱管理制度及流程》

第三十八條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《文件借閱申請單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第三十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案管理職能部門要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案管理職能部門審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

第十章 檔案銷毀

第四十條 檔案管理職能部門每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進行修補和復(fù)制。

第四十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)檔案管理職能部門負責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長批準(zhǔn)，并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。

第四十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

第十一章 罰 則

第四十三條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予經(jīng)濟處罰，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔案機密者。

第十二章 附 則

第四十四條 本辦法由檔案管理職能部門負責(zé)解釋、補充，由公司總經(jīng)理辦公會審議后，根據(jù)授權(quán)分別由公司董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

第四十五條 簽約合作公司履行本公司相關(guān)職能部門的，應(yīng)按本辦法的有關(guān)執(zhí)行。

第四十六條 簽約

附件一：檔案管理分類細則