作為負(fù)責(zé)管理內(nèi)部項(xiàng)目運(yùn)作和客戶關(guān)系的項(xiàng)目經(jīng)理，你可能發(fā)現(xiàn)自己既是項(xiàng)目執(zhí)行者，也是鼓舞士氣的啦啦隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)，你的工作是在維護(hù)團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目以及讓客戶滿意之間保持平衡。
本文提供了10個(gè)關(guān)于如何成功管理項(xiàng)目、建立強(qiáng)大客戶關(guān)系并為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造最佳工作環(huán)境的技巧：
1、做個(gè)和藹可親的人
利用你和客戶在一起的時(shí)間來尋找共同的興趣，這會(huì)給你（和你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)）帶來幫助。另外，從項(xiàng)目開始就建立融洽的關(guān)系只會(huì)幫助你傳達(dá)將來可能被視為敏感信息的內(nèi)容。
項(xiàng)目開始正常運(yùn)行且某些業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)已經(jīng)解決，請(qǐng)騰出時(shí)間了解你的客戶，多與他們閑聊：他們有孩子嗎？有寵物嗎？喜歡音樂還是運(yùn)動(dòng)？基于共同興趣，你很快就能與之建立聯(lián)系，并開展友好的對(duì)話。
與人打交道，你會(huì)成為一個(gè)既對(duì)項(xiàng)目有全面了解，又與客戶和決策者建立直接積極關(guān)系的人。
2、為良好的溝通做好準(zhǔn)備
最好在早期建立可靠的溝通方法。在進(jìn)行項(xiàng)目研究時(shí)，請(qǐng)了解客戶的組織是如何溝通的。使用該研究來告知并確定你將如何制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃。
提前花點(diǎn)時(shí)間與客戶建立一個(gè)量身定制的溝通計(jì)劃。把會(huì)議記錄、文檔和狀態(tài)報(bào)告等作為基礎(chǔ)，用于最適合客戶的地方。
在你確定了團(tuán)隊(duì)溝通的好方法后，確保你也是團(tuán)隊(duì)中保持項(xiàng)目對(duì)話順暢的人。
?3、要交談，而不是打字
每周至少給客戶打一次電話。通過電話或視頻聊天進(jìn)行15分鐘的狀態(tài)報(bào)告，這確實(shí)會(huì)帶來豐富的信息。
一定要傾聽客戶在說什么以及他們是如何說的。注意他們的語氣并及時(shí)做出反應(yīng)。如果他們感受到你在傾聽和關(guān)心，他們會(huì)更愿意與你分享信息。信息就是力量，尤其是在項(xiàng)目管理中。
另外，重要的談話還是要用完整的會(huì)議記錄，確保記下會(huì)議日期、時(shí)間、與會(huì)者、相關(guān)的討論筆記、有截止日期的行動(dòng)任務(wù)等內(nèi)容。
4、要傾聽
記錄聽到和暗示的內(nèi)容。更好地傾聽可以向你的客戶表明你在真正參與項(xiàng)目，分享項(xiàng)目目標(biāo)，并真誠(chéng)地想要對(duì)項(xiàng)目最有利的東西。
5、提出戰(zhàn)略問題
向客戶提出對(duì)項(xiàng)目有幫助的問題——即使時(shí)間緊迫。提出深思熟慮和有意義的問題將使你能夠?qū)㈨?xiàng)目引向正確的方向，并更好地了解客戶的目標(biāo)、時(shí)間表和風(fēng)險(xiǎn)因素。
如果你得不到答案，就與客戶坦誠(chéng)相待，并告訴他們他們正在等待該項(xiàng)目的潛在決定或成功。
6、保持透明度
管理客戶關(guān)系需要透明度?？蛻粢塬@悉你的過程以及你是如何做出與項(xiàng)目相關(guān)決定的。
和你的客戶討論問題，如項(xiàng)目工作中的挑戰(zhàn)。他們可能會(huì)給你帶來新的視角，幫助你解決問題。
在你提出想法之前，讓客戶參與決策過程就可以就想法達(dá)成共識(shí)。
7、成為教育者
在項(xiàng)目開始時(shí)，從比較高的層次解釋項(xiàng)目的過程。逐行瀏覽項(xiàng)目計(jì)劃并實(shí)際解釋其含義。如果客戶感興趣，解釋你的團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目的每個(gè)階段都做了什么。這有助于客戶理解時(shí)間軸和依賴關(guān)系，帶來更好更快的決策。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)展示可交付成果時(shí)，請(qǐng)花點(diǎn)時(shí)間向你的客戶解釋說明。僅僅展示可交付的成果是不夠的，因?yàn)檫@可能導(dǎo)致不知情的決策。
8、禮貌提出反對(duì)
作為項(xiàng)目經(jīng)理，你有責(zé)任詢問客戶為什么要求某事。如有需要，以知情、友好的方式，通過客觀的研究和例子巧妙說明為什么你認(rèn)為這是一個(gè)不妥的決定。
你可以盡你所能幫助客戶避免不佳的客戶決策。如果無法避免，你需要知道什么時(shí)候放棄才是明智的。你可以告訴客戶這個(gè)決定與最佳實(shí)踐或你的判斷相悖，但你會(huì)尊重他們的意愿，繼續(xù)工作以完成項(xiàng)目。
9、討論總是圍繞業(yè)務(wù)
始終能將項(xiàng)目的對(duì)話帶回到它如何影響業(yè)務(wù)或它是否符合項(xiàng)目的既定目標(biāo)。通過向客戶展示你總是與這些目標(biāo)保持一致，以此來獲得他們的信任。以下是一些基礎(chǔ)知識(shí)：
○一定要準(zhǔn)時(shí)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
○記錄并分享相關(guān)會(huì)議記錄。
○校對(duì)一切內(nèi)容。
○保持項(xiàng)目文檔的更新。
○確保項(xiàng)目里程碑的及時(shí)交付。
○確保團(tuán)隊(duì)使用一致的品牌文檔。
○當(dāng)你需要專家時(shí)，請(qǐng)他們幫忙。
當(dāng)然，在工作中適度的幽默也是可以的。
10、使用客戶項(xiàng)目管理工具
如果你要同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目和客戶，那么管理工具必不可少。8Manage PM支持項(xiàng)目管理十大領(lǐng)域，內(nèi)置CRM模塊，輕松跟蹤你的客戶、他們的項(xiàng)目、發(fā)票和付款、以及內(nèi)部任務(wù)和團(tuán)隊(duì)工作量，為所有利益相關(guān)者提供足夠的項(xiàng)目可見性，隨時(shí)隨地了解一切。
擁有一個(gè)中心位置來跟蹤多個(gè)項(xiàng)目并讓每個(gè)人都在同一頁面上是成功和生產(chǎn)力的關(guān)鍵。使用8Manage PM為眾多客戶管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，你能夠快速地創(chuàng)建和維護(hù)流程文檔、將任務(wù)委派給團(tuán)隊(duì)成員、實(shí)時(shí)處理變更和影響、與客戶不斷溝通、按時(shí)完成任務(wù)、管理資源并從頭到尾監(jiān)督整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行。
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