（一）簡介

Asana是一款流行的協(xié)作和項(xiàng)目管理工具，可以幫助用戶組織任務(wù)、跟蹤進(jìn)度和與團(tuán)隊(duì)成員溝通。

這款工具使用范圍不限于IT項(xiàng)目，具備如下需求的均可以考慮：

（二）功能和界面介紹

下面將分步驟介紹如何使用Asana。

步驟1：創(chuàng)建賬號(hào)并新建項(xiàng)目

訪問Asana網(wǎng)站(網(wǎng)址：www.asana.com)，并創(chuàng)建一個(gè)免費(fèi)賬號(hào)。登錄后，您可以選擇創(chuàng)建一個(gè)新項(xiàng)目。在新面板中，輸入項(xiàng)目名稱和描述，然后選擇一個(gè)布局（如列表、看板和日歷）來顯示任務(wù)清單。注冊(cè)過程非常簡單，只需要一個(gè)郵箱，收郵件確認(rèn)即可以開通使用。

Asana的價(jià)格結(jié)構(gòu)是基于團(tuán)隊(duì)成員數(shù)量而定。它提供了免費(fèi)版、Premium版和Enterprise版三種付費(fèi)選項(xiàng)。

• 免費(fèi)版：適用于個(gè)人、小型團(tuán)隊(duì)或自由職業(yè)者，每個(gè)組織可以免費(fèi)使用Asana的基本功能，但需要升級(jí)才能獲得一些高級(jí)特性。
• Premium版：是為企業(yè)、中型公司或大型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的高級(jí)選項(xiàng)，提供更多的功能、支持更大的團(tuán)隊(duì)規(guī)模，并且具有更強(qiáng)大的管理和控制權(quán)限能力。
• Enterprise版：主要為大型公司和組織量身定做，提供了更高的安全性、定制化以及第三方應(yīng)用程序的支持等。

如果您是針對(duì)個(gè)人使用，可以免費(fèi)注冊(cè)Asana并使用其基本功能；如果您需要更多高級(jí)特性，則可在個(gè)人版中進(jìn)行升級(jí)。 如果您是企業(yè)或組織，請(qǐng)選擇給適合您規(guī)模的版本，并按需購買。

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主界面

關(guān)于新建項(xiàng)目，更進(jìn)一步的Asana提供了三種不同的方式來創(chuàng)建項(xiàng)目：

1.從頭開始創(chuàng)建：在Asana界面的左上角單擊“新建”按鈕并選擇“項(xiàng)目”，然后填寫項(xiàng)目名稱和描述，并指定任務(wù)的布局形式（如列表、日歷或看板）。

2.使用Asana自帶的模板：如果您想要在Asana中啟動(dòng)一個(gè)新項(xiàng)目，但不確定該如何安排，在模板庫中選擇適合您所需的一項(xiàng)模板。Asana提供了許多預(yù)制模板，如營銷計(jì)劃、產(chǎn)品開發(fā)、招聘以及年度計(jì)劃等。

3.從已有模板復(fù)制：如果您已經(jīng)在Asana中創(chuàng)建了一個(gè)與新項(xiàng)目類似的項(xiàng)目，則可以復(fù)制該項(xiàng)目并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整。通過這種方式，您可以免去項(xiàng)目設(shè)置的許多繁瑣步驟，并快速地啟動(dòng)新項(xiàng)目。

三種創(chuàng)建下面的方式

PS.對(duì)于重度使用者，尤其是多項(xiàng)目管理者，可以嘗試下模板功能，真的很贊。

項(xiàng)目模板

步驟2：添加任務(wù)

接下來，您可以開始添加任務(wù)到項(xiàng)目中。單擊“添加任務(wù)”按鈕，輸入任務(wù)的名稱和說明細(xì)節(jié)即可。 您還可以指定負(fù)責(zé)人、截止日期、關(guān)聯(lián)的標(biāo)簽或者審核相關(guān)文件等。

任務(wù)卡片界面

在Asana中，創(chuàng)建任務(wù)有以下兩種方式：

1. 點(diǎn)擊項(xiàng)目或者文件的名稱，在彈出的面板中單擊“添加任務(wù)”按鈕。然后，填寫任務(wù)標(biāo)題、說明、負(fù)責(zé)人、截止日期和其他相關(guān)信息，以便您和成員更好地了解任務(wù)，并跟蹤其進(jìn)度。

在list中創(chuàng)建任務(wù)

2. 在任務(wù)列表視圖中，單擊“ ”按鈕以創(chuàng)建新任務(wù)，或使用Asana的快捷建議功能。如果您使用該功能，則可以輸入特定的任務(wù)文本（如 “@名稱”，它會(huì)自動(dòng)指定某個(gè)成員為任務(wù)的負(fù)責(zé)人）并按Enter鍵即可將任務(wù)創(chuàng)建到列表中。

在卡片中創(chuàng)建任務(wù)

無論哪種方式，都能創(chuàng)建任務(wù)，接下來您就可以組織任務(wù)、追蹤任務(wù)狀態(tài)、添加評(píng)論或文件等，并與其他團(tuán)隊(duì)成員溝通、協(xié)作。

步驟3：組織任務(wù)

如果您想通過給任務(wù)設(shè)置標(biāo)記來指示它們的不同狀態(tài)，這些標(biāo)tag記(such as to-do、doing 和 done) 可以更好的進(jìn)行任務(wù)分類和篩選。實(shí)際上，在Asana中，可以通過以下幾種視圖方式來查看任務(wù)：

1. 列表視圖：這是最常用的視圖。它以列表形式展示任務(wù)，包含任務(wù)標(biāo)題、負(fù)責(zé)人、截止日期以及其他基本信息。您可以使用此視圖輕松追蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展，并排序或篩選任務(wù)。

任務(wù)列表視圖

2. 日歷視圖：這個(gè)視圖以日歷格式顯示所有任務(wù)和截止日期，在日歷上直觀地了解任務(wù)的時(shí)間安排，并且可以方便地調(diào)整任務(wù)計(jì)劃。

日歷視圖

3. 看板視圖：這個(gè)視圖將任務(wù)按列排列，每一列代表一個(gè)階段或部分。任務(wù)通過卡片的形式呈現(xiàn)，您可以自由移動(dòng)卡片來改變?nèi)蝿?wù)位置和與團(tuán)隊(duì)成員合作。

看板視圖

以上視圖都可以根據(jù)您的需要定制操作，甚至可以采用模板的方式，預(yù)先定義；最大限度地提高效率和適合項(xiàng)目管理的要求。

步驟4：跟蹤任務(wù)的進(jìn)度

在每個(gè)任務(wù)的旁邊，您會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)進(jìn)度條圖標(biāo)。單擊它，就可以設(shè)定任務(wù)的進(jìn)度情況，例如完成百分比、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。

任務(wù)狀態(tài)修改

在Asana中，可以跟蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)度。以下是幾種簡單的方法：添加任務(wù)進(jìn)度更新：您可以在任務(wù)中添加進(jìn)度更新、備注或附件，以便其他團(tuán)隊(duì)成員更好地了解任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展情況。這有助于確保每個(gè)人都能在同一頻道上，并且可以及時(shí)做出響應(yīng)。

任務(wù)信息修改

總而言之，跟蹤任務(wù)需要對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行及時(shí)更新，并善用Asana的功能，使您和團(tuán)隊(duì)成員都能更好地跟蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展。

步驟5：與團(tuán)隊(duì)溝通

您可以在各個(gè)任務(wù)中直接對(duì)其進(jìn)行評(píng)論。這將允許其他項(xiàng)目成員查看所有意見和討論，并就特定問題進(jìn)行討論。 或通過加入團(tuán)隊(duì)后，眾成員可以在文件中心共享相關(guān)的列表、附件和資源等。

消息和通知

（三）高級(jí)管理者：進(jìn)階功能

1. Goal

Goal是主要幫助用戶設(shè)置規(guī)劃，追蹤和評(píng)估關(guān)鍵結(jié)果（OKR）；通過Goal，您可以明確自己的目標(biāo)并創(chuàng)建具體的計(jì)劃以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。將目標(biāo)分解為子目標(biāo)，確定具體的任務(wù)內(nèi)容和截止日期確保迅速地達(dá)成您做出承諾。Goal會(huì)跟蹤所有與目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng)，以及設(shè)置組織、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人相關(guān)目標(biāo)，并幫助您準(zhǔn)確了解每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況。Goal可以自動(dòng)將您的目標(biāo)與其他工具的目標(biāo)進(jìn)行同步，例如Jira、Salesforce等。從而實(shí)現(xiàn)不同計(jì)劃要素之間的完美對(duì)齊，并維持整個(gè)組織的責(zé)任和協(xié)作。

設(shè)置企業(yè)和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)界面

2. Portfolio

Asana的Portfolio是一種功能，可幫助用戶更好地跟蹤和管理多個(gè)項(xiàng)目。通過Portfolios，您可以查看所有項(xiàng)目的進(jìn)展情況，觀察各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系，并處理您希望項(xiàng)目達(dá)成的目標(biāo)。在一個(gè) Portfolios中，你可以看到每個(gè)項(xiàng)目的完成百分比、活動(dòng)狀態(tài)和最近更新，隨時(shí)隨地掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。通過單擊 Portfolios 中的任何項(xiàng)目即可深入了解詳細(xì)信息，例如日程表、任務(wù)列表或聯(lián)系人。實(shí)現(xiàn)復(fù)雜項(xiàng)目需要協(xié)同工作。使用Portfolio來了解不同項(xiàng)目之間的依存關(guān)系，并確認(rèn)它們是否已移交給下一個(gè)團(tuán)隊(duì)。

所管理項(xiàng)目總體視圖

3. Reporting

Reporting是一種可以用戶自己定義數(shù)據(jù)報(bào)表的功能；可通過它查看有關(guān)個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的活動(dòng)報(bào)告。通過Reporting，可以快速了解任務(wù)的完成情況，具體統(tǒng)計(jì)信息，以及參與者的工作進(jìn)展。另外，Reporting還有更多的功能：活動(dòng)摘要、任務(wù)狀態(tài)、進(jìn)度追蹤、周期性報(bào)表、自定義報(bào)告?？傊琑eporting幫助用戶查獲最新的進(jìn)度信息，讓您快速準(zhǔn)確地了解任務(wù)進(jìn)展情況，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)適當(dāng)?shù)膮R報(bào)內(nèi)容，并全方位地管控所有任務(wù)狀態(tài)和流程。

自定義的報(bào)表

（四）數(shù)據(jù)安全性

目前國內(nèi)可以訪問和試用產(chǎn)品，但遺憾的是它目前沒有漢化；但考慮到Anasa是一種云產(chǎn)品，在使用的過程中，它可以收集和處理大量的語音、文本、圖像和視頻數(shù)據(jù)，并針對(duì)顧客的個(gè)性化需求進(jìn)行分析和推薦。在數(shù)據(jù)安全方面，云產(chǎn)品面臨多種風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，例如隱私泄漏、數(shù)據(jù)損壞或丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊和黑客入侵等。Anasa可能采用多重措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，例如加密數(shù)據(jù)傳輸、訪問控制和身份驗(yàn)證、備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等。

（五）同類產(chǎn)品對(duì)比

與Asana類似的軟件有Trello、Monday.com和Todoist等。以下方面是這些軟件的優(yōu)劣比較：

• 功能和特點(diǎn)：這些工具都最大程度地提高協(xié)作，幫助用戶管理任務(wù)并追蹤進(jìn)展。Asana和Monday.com擁有更強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理功能，并允許用戶創(chuàng)建所有類型的報(bào)告來監(jiān)視進(jìn)度。而Trello和Todoist則更專注于任務(wù)管理和個(gè)人生產(chǎn)力提升。
• 用戶界面：這些工具擁有直觀而友好的界面設(shè)計(jì)，可快速上手學(xué)習(xí)。每個(gè)工具也都有自己獨(dú)特的風(fēng)格和交互方式。例如，Trello使用列和卡片來組織任務(wù)，周向式頁面模塊化，Monday.com 則是以更多定制化布局適應(yīng)不同團(tuán)隊(duì)需求。
• 價(jià)值和價(jià)格：每一個(gè)工具都提供各種各樣的價(jià)格方案，從免費(fèi)到企業(yè)一級(jí)以上規(guī)模的營銷套餐，消費(fèi)者 可根據(jù)他們的預(yù)算和需求選擇適合自己的方案。
• 對(duì)接和易用性：這些工具與其他應(yīng)用程序的兼容性方面非常廣泛，并能夠輕松接入其他工具，例如Google Drive、Slack或 Dropbox等應(yīng)用，通過API等技術(shù)方法實(shí)現(xiàn)更好的組織和協(xié)同。

這些工具各有優(yōu)勢，我們可以根據(jù)需求和預(yù)算來選擇適合自己的方案。如果需要強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理功能，Asana和Monday.com是不錯(cuò)的選擇，而在較小或個(gè)人使用場景中，ToDoist和Trello則更加實(shí)用。同時(shí)，類似開源免費(fèi)的項(xiàng)目管理工具有許多，其中一些與Asana類似。以下是幾個(gè)常見的開源項(xiàng)目管理工具：

• OpenProject：提供功能完整且易于使用的管理解決方案，在大型團(tuán)隊(duì)和組織中實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)作的有效方式。
• Taiga：一個(gè)類似 Trello 的開放源代碼解決方案，適用于敏捷開發(fā)的需求。Taiga可以輕松修改和自定義游戲板以滿足任何需求。
• Redmine：致力于管理項(xiàng)目按時(shí)間排列的問題，并可監(jiān)控任務(wù)進(jìn)展情況和跟蹤 bug、工時(shí)、費(fèi)用等指標(biāo)。

這些開源免費(fèi)項(xiàng)目管理工具不僅提供了基本的任務(wù)列表、時(shí)間表、報(bào)告功能，還有漏洞修復(fù)等其他類型的操作，以及強(qiáng)大的 API 和插件支持。尤其對(duì)于中小型企業(yè)或個(gè)人創(chuàng)業(yè)者而言，采用免費(fèi)開源方案也是隨著商業(yè)模式更加成熟的好選擇。但同時(shí)，它們?nèi)狈Ω顿M(fèi)應(yīng)用所提供的服務(wù)和支持，用戶在使用時(shí)也需要自己搭建服務(wù)器環(huán)境和承擔(dān)相應(yīng)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。