數(shù)字時代的新技術已經(jīng)滲透到企業(yè)經(jīng)營和管理的方方面面，內(nèi)部控制作為企業(yè)經(jīng)營活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整的保障措施，也不可避免地面臨著數(shù)字化轉型帶來的挑戰(zhàn)。
內(nèi)部控制如何轉變管理流程，應對數(shù)字科技的發(fā)展要求，充分發(fā)揮內(nèi)控數(shù)字化轉型帶來的效益，是當下企業(yè)進行內(nèi)部控制建設過程中必須考慮的問題。
數(shù)字科技如何提升內(nèi)部控制效能
數(shù)字化手段和技術對內(nèi)部控制設計和運行模式的改進，主要體現(xiàn)在效率和效益兩個維度。
數(shù)字化是涉及到企業(yè)全部門、全流程的系統(tǒng)工程，這與企業(yè)內(nèi)部控制的全面性和系統(tǒng)性高度一致。構建完善的內(nèi)部控制體系是降低和控制企業(yè)運營和業(yè)務風險的重要手段，及時發(fā)現(xiàn)并糾正風險和舞弊事項是內(nèi)部控制關鍵目標之一。
大數(shù)據(jù)技術能夠通過智能化的內(nèi)控風險評估，識別高風險的業(yè)務領域及流程，為內(nèi)部控制和監(jiān)督管理指出重點方向。例如通過建立風險矩陣對以往內(nèi)部控制的設計和運行數(shù)據(jù)審查和分析，基于歷史經(jīng)驗和數(shù)據(jù)，搭建內(nèi)部控制風險庫，為內(nèi)控風險評估提供依據(jù)。
數(shù)字技術使內(nèi)部控制活動發(fā)生了巨大變革。以不相容職位分離和授權審批控制為例，在大數(shù)據(jù)技術下，通過運用信息系統(tǒng)權限設置、電子簽章、指紋識別、人臉識別等人工智能技術，形成了新的崗位牽制形式，有效提高了業(yè)務流程的安全性和規(guī)范性，有利于改善內(nèi)部控制的效率和效果。
過去很多企業(yè)普遍存在的問題之一是，設計了相對完善的內(nèi)部控制制度體系，但往往不能切實執(zhí)行，導致內(nèi)控設計流于形式，無法真正發(fā)揮發(fā)現(xiàn)和預防風險的作用。而數(shù)字技術在內(nèi)部控制制度設計和運行方面，能夠以系統(tǒng)化的設置固化為標準化、不可被人為操控和逾越的流程。
標準化的內(nèi)控系統(tǒng)除了能加快內(nèi)控流程效率、降低內(nèi)控運行成本，還能為員工執(zhí)行內(nèi)控程序提供詳細的參考指引并提升其工作效率。對企業(yè)而言，內(nèi)部控制和信息技術部門只需編制一套操作手冊，就能滿足企業(yè)各部門的信息技術內(nèi)控操作需求。
就員工而言，標準化的內(nèi)控系統(tǒng)提升了內(nèi)控制度的可操作性，降低了員工執(zhí)行內(nèi)控流程的難度，使員工能高效處理業(yè)務和應對風險。這對于經(jīng)營范圍廣泛、分支機構眾多的大型集團公司而言，極大地降低了內(nèi)部控制成本。
內(nèi)部控制不是一成不變的，隨著公司業(yè)務模式的變化和發(fā)展，內(nèi)部控制需要做出及時的調(diào)整，這對內(nèi)控設計的靈活性和應變性提出了要求。但傳統(tǒng)內(nèi)部控制模式下，內(nèi)部控制體系的變動設計制度及相應的流程更新，以及相關人員的適應。而數(shù)字化驅動的內(nèi)控體系中，制度流程的應變能力大大提升，使內(nèi)部控制與業(yè)務流程的變動能夠及時同步。
如何構建數(shù)字化內(nèi)部控制體系
大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字技術能夠顯著提升內(nèi)部控制體系效率和效益，企業(yè)構建基于數(shù)字技術的內(nèi)控制度，主要應從如下方面入手。
數(shù)字技術與內(nèi)部控制的結合和應用，是基于企業(yè)信息化、數(shù)字化系統(tǒng)建設和完善的。對此，企業(yè)首先要建立良好的信息化基礎，推進數(shù)字化在各部門的轉型和實施。信息系統(tǒng)的完善為數(shù)字化內(nèi)部控制價值的發(fā)揮提供了良好的環(huán)境，同時，內(nèi)部控制系統(tǒng)對信息系統(tǒng)的功能也提出了更高要求，促進了信息系統(tǒng)的升級。
在這當中建立完善的會計信息系統(tǒng)是核心。與財務報表相關的內(nèi)部控制是內(nèi)控體系中極其重要的部分，大數(shù)據(jù)背景下的內(nèi)部控制能夠合理分析和預測會計信息系統(tǒng)可能存在的問題和風險，優(yōu)化會計系統(tǒng)的內(nèi)部管理缺陷，實時監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種類別的會計信息。
其次，發(fā)揮數(shù)字技術對內(nèi)部控制支持作用，需要加強跨部門的協(xié)作。負責內(nèi)部控制管理的部門與信息技術部門要基于完善內(nèi)控制度流程建設、落實內(nèi)控執(zhí)行的目標，探索內(nèi)控管理數(shù)字化工具的開發(fā)和應用。由于內(nèi)部控制涉及企業(yè)的所有部門，因此需要對全體員工進行數(shù)字化內(nèi)控系統(tǒng)和流程的培訓，使全員了解內(nèi)控制度并掌握操作技能。
第三，打通部門壁壘，實現(xiàn)內(nèi)部管理一體化，是構建基于數(shù)字技術的內(nèi)控體系的基礎。在將各子公司、部門壁壘打通后，管理事務和流程能夠集中到公司總體層面，建立統(tǒng)一的業(yè)務流程規(guī)范和管理體系。
在此基礎上，內(nèi)控部門便能夠通過分析銷售、采購、營銷、庫存等一系列數(shù)據(jù)，全面了解相關流程內(nèi)控的運作狀況，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營過程中的異常情況，并形成規(guī)范化的內(nèi)控數(shù)字化系統(tǒng)，以提升內(nèi)控運行效率。
第四，任何信息化系統(tǒng)都應該具備與時俱進的迭代升級能力，數(shù)字化內(nèi)部控制體系要保持對未來數(shù)字技術和業(yè)務變革的洞察力。數(shù)字化技術的迭代對系統(tǒng)的能力不斷提出新的要求，因此在開發(fā)數(shù)字化內(nèi)控系統(tǒng)時不能僅限于現(xiàn)有技術手段，而要結合未來業(yè)務和技術的發(fā)展做好長遠打算，為系統(tǒng)的升級預留足夠的轉換空間。
最后，企業(yè)要探索數(shù)字科技與業(yè)務流程的深度結合。在當下打通業(yè)務與財務的要求下，數(shù)字化必然涉及到對業(yè)務流程的規(guī)范和調(diào)整。數(shù)字化內(nèi)部控制體系的建立，要在理解內(nèi)部控制邏輯的基礎上豐富數(shù)字化內(nèi)控手段、降低內(nèi)控成本、提升內(nèi)控執(zhí)行效率，充分發(fā)揮數(shù)字科技對流程規(guī)范管理的驅動作用。
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