文章來源于：項(xiàng)目管理評論
作者：宋蕊
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合同管理作為工程總承包的核心工作，有著重要意義。要實(shí)現(xiàn)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，就要對整個項(xiàng)目、項(xiàng)目建設(shè)的全部過程及各個環(huán)節(jié)的工程活動進(jìn)行科學(xué)管理。工程總承包項(xiàng)目的全面合同管理就是全項(xiàng)目、全過程、全員合同管理。
全項(xiàng)目合同管理
全項(xiàng)目合同管理可以從兩個層面理解。
第一是內(nèi)部層面，即工程總承包項(xiàng)目各參與人內(nèi)部各級職能部門，部門內(nèi)的普通職員應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)彼此的互相配合與協(xié)作，特別是企業(yè)的高管更要盡全力參與項(xiàng)目合同的管理。
第二是外部層面，工程總承包項(xiàng)目各參與人之間要相互協(xié)調(diào)、配合，使大家成為一個有機(jī)的項(xiàng)目建設(shè)整體。
全過程合同管理
全過程合同管理要求工程總承包項(xiàng)目各參與人對各自負(fù)責(zé)的工作，以對合同進(jìn)行的策劃作為起點(diǎn)，對合同簽訂、履行、收尾所進(jìn)行的有效管理。
合同簽訂期
工程總承包項(xiàng)目建設(shè)之初，業(yè)主要在詳細(xì)分析項(xiàng)目對合同管理可能存在潛在影響因素的基礎(chǔ)上，策劃與項(xiàng)目相關(guān)的合同架構(gòu)。合同管理的分析、策劃要注重將項(xiàng)目特點(diǎn)與本單位實(shí)際工作情況結(jié)合起來。
進(jìn)行招標(biāo)時，業(yè)主要劃分詳細(xì)的工程分標(biāo)范圍，要有利于召集更多的投標(biāo)人參加，以便更好地控制工程成本，保證工程質(zhì)量。
準(zhǔn)備招標(biāo)時，業(yè)主應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)人員對設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行詳細(xì)的審核，避免對設(shè)計(jì)意圖模糊不清。業(yè)主還要注意對招標(biāo)存在疑問的解答工作，盡量避免和消除可能存在的消極因素。
合同談判時，業(yè)主、承包商雙方應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際要求確定合同條件，擬訂、整理項(xiàng)目合同及有關(guān)文件，并結(jié)合合同對方的具體情況，確定談判原則和方案。合同簽訂工作完成后，雙方要盡量做到將與項(xiàng)目有關(guān)聯(lián)的合同及文件、資料保留、歸檔。
合同履行期
這就要求合同當(dāng)事人必須依據(jù)相關(guān)合同的規(guī)定切實(shí)履行合同中所提到的相關(guān)合同義務(wù)，對于義務(wù)的履行情況必須進(jìn)行定期的檢查，并為此做相關(guān)的詳細(xì)記錄加以備案。
對于在監(jiān)督過程中所發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題及特殊情況，應(yīng)當(dāng)及時上報(bào)相關(guān)的責(zé)任主管部門，并通過各施工方及責(zé)任部門商談的方式針對該問題提出解決的方案。對于商談的結(jié)果，合同的管理人員應(yīng)該予以進(jìn)行有效記錄。具體措施如下。
（1）對于那些即將到達(dá)履行期的合同，合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)召集涉及該合同履行的相關(guān)部門或者相關(guān)人員，就相關(guān)的履行條款做深入的討論或交底，對于合同規(guī)定的應(yīng)當(dāng)注意的條款事項(xiàng)加以留心重視，并隨時督促具體履行的相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格依照合同的規(guī)定進(jìn)行施工，定期檢查其具體履行的情況，并及時做好與相關(guān)方的溝通工作。
（2）對于合同合作方所發(fā)來的文書或郵件等，合同當(dāng)事人必須及時查閱并立即做出相應(yīng)的回復(fù)，回復(fù)的方式也應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定采用發(fā)函或發(fā)文的形式進(jìn)行。
（3）當(dāng)工程合同出現(xiàn)問題時，合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)在必要的時候做出相關(guān)的解釋，并且對于那些在施工過程中會經(jīng)常出現(xiàn)的問題要進(jìn)行深入研究，盡量做出良好的解決方案，防止此類事件的再次發(fā)生。
（4）合同當(dāng)事人對在合同履行過程中所出現(xiàn)的所有問題必須進(jìn)行及時、詳細(xì)的記錄，并對此問題能夠制定相應(yīng)的處理措施或解決方案。
合同收尾期
合同收尾期指工程總承包項(xiàng)目經(jīng)竣工驗(yàn)收合格交付業(yè)主后直到合同規(guī)定的內(nèi)容全部予以履行，其中就包含項(xiàng)目的質(zhì)量保證期。
在這個時期，承包商對項(xiàng)目質(zhì)量遺留的相關(guān)問題及合同終止問題等進(jìn)行處理，并做好合同后評估工作。合同后評估工作一般都未得到足夠重視，其實(shí)該工作有著十分重要的意義。經(jīng)過合同后評估，承包商可以為以后的工程建設(shè)工作提供十分有價(jià)值的借鑒經(jīng)驗(yàn)。
合同后評估內(nèi)容也就是合同總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容，承包商應(yīng)將合同總結(jié)與項(xiàng)目管理總結(jié)工作結(jié)合在一起，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積累工程合同在相關(guān)管理上的專業(yè)知識，從而改進(jìn)合同管理工作。
全員合同管理
工程總承包項(xiàng)目在合同管理上往往會涉及相關(guān)的職能部門及各層級管理人員、工作人員，任何一個環(huán)節(jié)的失誤都會給合同的全面履行造成不利影響，進(jìn)而影響整個項(xiàng)目的實(shí)施。因此，這就要求項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中必須進(jìn)行合同的目標(biāo)管理，真正做到落實(shí)到每個環(huán)節(jié)、每個崗位、每個人。
與項(xiàng)目有關(guān)聯(lián)的每個部門都要參與合同管理
項(xiàng)目管理部門應(yīng)根據(jù)不同的合同類型將設(shè)置的專業(yè)崗位進(jìn)行職能劃分，結(jié)合不同的專業(yè)要求，對相應(yīng)的合同范本進(jìn)行擬定，并在此基礎(chǔ)上對合同具體履行切實(shí)加以監(jiān)管。對此，合同的相關(guān)管理部門更要負(fù)責(zé)從項(xiàng)目全局角度，審查、分析合同，對合同履行進(jìn)行監(jiān)管，全面地評估和預(yù)測合同風(fēng)險(xiǎn)，并對各專業(yè)崗位進(jìn)行預(yù)警、提示。
合同管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)
這就要求實(shí)現(xiàn)全員對于合同履行的管理，做到全體參與、共同執(zhí)行。畢竟這項(xiàng)工作涉及的部門眾多，專業(yè)及技術(shù)領(lǐng)域廣泛，單個人根本無法充分解決合同管理中產(chǎn)生的問題。
比如，合同價(jià)格與工作界面、工藝流程、風(fēng)險(xiǎn)等因素關(guān)聯(lián)密切，要進(jìn)行充分調(diào)查并加以分析，這些工作都需要不同專業(yè)及不同職能部門之間的共同配合來完成，單一的專業(yè)或人員都無法做到全面、詳細(xì)。承包商只有建立一支包括各相關(guān)部門和專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，才能科學(xué)、合理地解決問題。
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