大家好我是卡林，今天為大家?guī)淼氖?/span>什么是項(xiàng)目計(jì)劃模板，如何創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃模板？項(xiàng)目計(jì)劃模板主要用于規(guī)劃項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)，是一個(gè)可編輯的文檔。借助項(xiàng)目管理工具可以更加輕松的創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃模板。
一、什么是項(xiàng)目計(jì)劃模板？
項(xiàng)目計(jì)劃模板是一個(gè)可編輯文檔，當(dāng)它規(guī)劃好項(xiàng)目計(jì)劃結(jié)構(gòu)后會(huì)顯示全部的項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)和項(xiàng)目活動(dòng)。項(xiàng)目計(jì)劃模板清晰展示了項(xiàng)目每個(gè)階段的項(xiàng)目完成期限以及每項(xiàng)任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間。
運(yùn)用項(xiàng)目計(jì)劃模板，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員可以確立項(xiàng)目任務(wù)和整體規(guī)劃，建立每個(gè)項(xiàng)目成員職責(zé)，使項(xiàng)目任務(wù)按計(jì)劃時(shí)間完成，項(xiàng)目主管依據(jù)任務(wù)時(shí)間有效管理工程進(jìn)度。
做一個(gè)形象的比喻，假如沒項(xiàng)目計(jì)劃你會(huì)經(jīng)常性的查看鐘表，了解如何利用時(shí)間。日常任務(wù)的進(jìn)行可能會(huì)與長(zhǎng)短期的項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生偏差，這將進(jìn)一步導(dǎo)致項(xiàng)目拖延。
項(xiàng)目計(jì)劃模板的好處：
1.規(guī)劃跟蹤項(xiàng)目完成時(shí)間
在項(xiàng)目計(jì)劃模板的幫助下，項(xiàng)目成員能定期共享任務(wù)完成時(shí)間，讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度，合理計(jì)費(fèi)管理工時(shí)，基于項(xiàng)目成員的閑忙時(shí)間合理分配任務(wù)。這樣可以發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)提升項(xiàng)目成功交付的能力。
2.避免任務(wù)沖突
項(xiàng)目計(jì)劃模板展現(xiàn)了項(xiàng)目各階段的行為，使項(xiàng)目有序，妥善處理任務(wù)沖突和臨時(shí)任務(wù)。讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格遵守項(xiàng)目時(shí)刻表，項(xiàng)目主管能夠監(jiān)管每個(gè)任務(wù)的截至日期，也可根據(jù)實(shí)際情況布置任務(wù)。此外，項(xiàng)目主管可以借助項(xiàng)目計(jì)劃模板將已解決問題轉(zhuǎn)化成工作模板，為下一步更高效的工作打下基礎(chǔ)。
3.跟蹤會(huì)議進(jìn)程
項(xiàng)目經(jīng)理可以將月度會(huì)議、季度會(huì)議加入項(xiàng)目計(jì)劃模板，定義為自動(dòng)重復(fù)讓會(huì)議按照既定計(jì)劃推進(jìn)。設(shè)置好權(quán)限后項(xiàng)目成員都可以訪問項(xiàng)目會(huì)議計(jì)劃，讓會(huì)議創(chuàng)建變得非常簡(jiǎn)單，管理員可以邀請(qǐng)項(xiàng)目成員添加會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議記錄，同時(shí)在會(huì)議溝通前確保項(xiàng)目經(jīng)理能了解到項(xiàng)目成員做出的成果和希望獲得什么團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
二、如何創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃模板？
第一步，找到適合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理工具，喜歡輕量級(jí)重視團(tuán)隊(duì)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)推薦Zoho Projects項(xiàng)目管理工具，喜愛使用office辦公軟件的團(tuán)隊(duì)推薦Microsoft Excel；
第二步，在項(xiàng)目管理工具中，建立符合整體規(guī)劃的計(jì)劃模板；
第三步，進(jìn)行項(xiàng)目WBS分解，明確任務(wù)管理的開始結(jié)束日期，并按照項(xiàng)目經(jīng)理要求定義每一期的項(xiàng)目計(jì)劃；
第四步，提前思考并記錄下當(dāng)前項(xiàng)目階段內(nèi)要執(zhí)行的任務(wù)；
第五步，不必?fù)?dān)心遇到問題，項(xiàng)目計(jì)劃可以隨時(shí)調(diào)整，逐步建立一個(gè)完美的項(xiàng)目計(jì)劃模板；
第六步，將接下來的項(xiàng)目階段中規(guī)劃好項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃，為每個(gè)任務(wù)分配好開始結(jié)束日期，然后跟蹤任務(wù)實(shí)際執(zhí)行情況。
三、Zoho Projects如何創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃模板？
要在Zoho Projects項(xiàng)目管理工具中創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃模板，可以按照以下步驟進(jìn)行：
1. 登錄Zoho Projects項(xiàng)目管理工具賬戶。
2. 在儀表板上方的導(dǎo)航欄中，找到“項(xiàng)目”選項(xiàng)并點(diǎn)擊進(jìn)入項(xiàng)目頁面。
3. 在項(xiàng)目頁面右上角找到“新建模板”按鈕并點(diǎn)擊。
4. 在彈出的窗口中，為項(xiàng)目計(jì)劃模板命名并輸入描述。
5. 然后，管理員可以開始添加任務(wù)和子任務(wù)到模板中，設(shè)置截止日期、負(fù)責(zé)人、優(yōu)先級(jí)等信息。
6. 管理員還可以針對(duì)每項(xiàng)任務(wù)設(shè)置里程碑、附件、備注等。
7. 添加完所有任務(wù)后，點(diǎn)擊“保存”按鈕將項(xiàng)目計(jì)劃模板保存到Zoho Projects項(xiàng)目管理工具中。
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