檔案管理辦法
一、目的
為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案文件的可追溯性，特制定本辦法。
二、范圍
公司建檔范圍確定為：
1、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；
2、財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；
3、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；
4、經(jīng)營管理方面的文件材料；
5、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；
6、產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；
7、儀器、設(shè)備方面的文件材料；
8、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；
9、教育培訓(xùn)方面的文件材料；
以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。
三、檔案管理體制
1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。
2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。
3、公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。
四、檔案管理工作
1、檔案材料的收集：
- 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；
- 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
- 及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
2、檔案的歸檔、立卷與管理。
- 區(qū)分全宗，確定立檔單位。
- 分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。
- 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
- 案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
- 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
- 對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
- 每年對檔案進(jìn)行一次清理。
3、檔案的保管：
- 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；
- 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；
- 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
4、檔案的鑒定：
- 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。
- 確定各類檔案的中管期限表。其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。
- 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
5、檔案的銷毀：
- 對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
- 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；
- 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。
6、檔案借閱、利用工作
- 凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
- 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
- 借閱期限不得超過一星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
- 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
- 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
- 公司內(nèi)檔案利用的方式有：
1).提供檔案原件；
2).提供檔案復(fù)印件；
3).提供文獻(xiàn)索引資料。
- 檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
五、附則
1、行政部負(fù)責(zé)本辦法的起草、制定、解釋、修改、廢止等工作。
2、本辦法自發(fā)布之日起開始實施。
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