紙質(zhì)文檔太多太繁雜，不好分類沒(méi)法管理電腦桌面文檔多又亂，重要的文檔永遠(yuǎn)找不到？經(jīng)常手滑誤刪文檔，文檔協(xié)作困難？

你是否也在每天被這些事所困擾著拖慢效率？可見(jiàn)文檔對(duì)于員工工作有很大的影響。

文檔管理除了對(duì)員工個(gè)人工作有影響，對(duì)企業(yè)發(fā)展也有很大的影響。

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)各種數(shù)據(jù)的支撐，像企業(yè)內(nèi)部的文檔數(shù)據(jù)，知識(shí)資產(chǎn)是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要載體。其中知識(shí)文檔管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)的靈魂,也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。

尤其是基于“知識(shí)資源”為核心運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)的知識(shí)型企業(yè)，其內(nèi)部知識(shí)總量無(wú)限增長(zhǎng)，知識(shí)更新速度日益加快，整個(gè)“知識(shí)產(chǎn)品”制作過(guò)程涉及數(shù) 10 個(gè)環(huán)節(jié)，需要與內(nèi)外部多個(gè)團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作，其流程尤為復(fù)雜多樣化，必須借助文檔管理軟件，對(duì)企業(yè)內(nèi)部文檔、知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化有序管理，提高內(nèi)部協(xié)作效率與資產(chǎn)利用率，支撐企業(yè)高速發(fā)展。

為什么企業(yè)需要做好文檔管理

1、企業(yè)每個(gè)知識(shí)工作者平均每天浪費(fèi)很多的工作時(shí)間在無(wú)效的文檔管理上。

2、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常需要協(xié)同工作，而溝通在協(xié)同工作中占據(jù)了很大一部分。內(nèi)部溝通方式多樣難以統(tǒng)一；上傳下達(dá)過(guò)程中信息嚴(yán)重衰弱；和分公司人員溝通，時(shí)間花費(fèi)不說(shuō)且電話費(fèi)用太高；交流過(guò)程缺乏記錄，出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉的情況在企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)。

3、對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，基于個(gè)人電腦、電子郵件和過(guò)時(shí)的文件夾共享已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)對(duì)寶貴的知識(shí)資產(chǎn)的管理與保護(hù)的需求。資料泄露來(lái)自于內(nèi)部，企業(yè)是防不勝防。而這些文檔的丟失、無(wú)意間的刪除以及多版本造成的混亂都嚴(yán)重地影響了企業(yè)的工作效率。

4、隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)文檔管理需要建立一套完整又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腎SO文控管理體系，節(jié)省大量文件管理的人工成本。

文檔管理系統(tǒng)選擇標(biāo)準(zhǔn)

作為一個(gè)沒(méi)有任何技術(shù)技術(shù)背景的產(chǎn)品經(jīng)理，平時(shí)工作中的文檔非常非常多，產(chǎn)品體驗(yàn)報(bào)告，用戶需求文檔，競(jìng)品分析報(bào)告，市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等等，所以我在選擇文檔管理系統(tǒng)時(shí)給自己制定了以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

1.無(wú)需代碼，快速上手

IT行業(yè)的日常工作已經(jīng)很飽和，最好能夠降低學(xué)習(xí)成本，盡快上手使用。

2.靈活易用，提升效率

產(chǎn)品經(jīng)理工作量大，需要從結(jié)果上真正做到提升工作效率，將工作中的知識(shí)和文檔系統(tǒng)化。

3.多端協(xié)作，隨時(shí)使用

為了應(yīng)對(duì)IT行業(yè)隨時(shí)出現(xiàn)的新需求，我們需要隨時(shí)加班，因此文檔管理系統(tǒng)一定要有靈活的使用場(chǎng)景，無(wú)論是在辦公室用電腦，出差在外用手機(jī)還是放假在家用ipad，都能隨時(shí)隨地使用。

文檔管理系統(tǒng)工具推薦

據(jù)了解企業(yè)和團(tuán)隊(duì)一般是通過(guò)三種形式搭建內(nèi)部文檔的：

• 基于內(nèi)網(wǎng)的web形式：就是自主建站形式，這種的話構(gòu)建復(fù)雜，消耗資源大，同時(shí)需要專業(yè)的IT人員維護(hù)，檢索困難，移動(dòng)體驗(yàn)較差。

• 網(wǎng)盤形式：用百度網(wǎng)盤之類的去制作知識(shí)庫(kù)，這種的話構(gòu)建簡(jiǎn)單，成本低，但是展示效果弱，不方便檢索，而且無(wú)法做到明確的權(quán)限分配知識(shí)庫(kù)安全系數(shù)低。

• 通過(guò)SaaS工具搭建：這種是時(shí)下最主流的方式，試錯(cuò)成本低結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，無(wú)需維護(hù)，初始化難度低，便于管理便于展示。移動(dòng)端適配效果好。

一些文檔管理軟件：

飛書

飛書也算是近幾年來(lái)字節(jié)跳動(dòng)旗下的明星產(chǎn)品了，支持多人同時(shí)編輯一篇文檔，還可以@同事或對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行評(píng)論、對(duì)文檔點(diǎn)贊、在文檔內(nèi)投票，溝通更充分，互動(dòng)更簡(jiǎn)單。

文檔中支持插入文本、圖片、表格、文件、視頻、任務(wù)列表、Markdown等多種類型的內(nèi)容，不僅僅是文檔，更是豐富的創(chuàng)作和互動(dòng)工具。

但飛書依然還有很多功能待完善，偶爾會(huì)出現(xiàn)定位不準(zhǔn)影響打卡等問(wèn)題。

簡(jiǎn)道云知識(shí)庫(kù)

簡(jiǎn)道云知識(shí)庫(kù)依托于其本身的零代碼平臺(tái)，像富文本編輯、結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)、大容量、可分享協(xié)作、安全性強(qiáng)、支持權(quán)限設(shè)置這些功能都有。

他們的知識(shí)庫(kù)，沿襲了產(chǎn)品本身的特點(diǎn)（重?cái)?shù)據(jù)管理、重流程協(xié)作），因此可以把知識(shí)管理與工作流程結(jié)合起來(lái)。

比如每周的周報(bào)，系統(tǒng)會(huì)有提醒，點(diǎn)擊填寫表單之后，可以直接匯總到知識(shí)庫(kù)，減少中間環(huán)節(jié)，一步到位（像工作復(fù)盤、案例匯總、方案總結(jié)都可以這么操作），還有不定期的需求提醒、知識(shí)庫(kù)新增提醒等等：

Baklib

Baklib可以完成企業(yè)文檔、知識(shí)庫(kù)的創(chuàng)建，分享。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有文檔的整理，歸類，索引，搜索可以形成對(duì)文檔的充分利用，Baklib是一款基于Web的應(yīng)用，因此對(duì)設(shè)備windows或者M(jìn)ac不限制，只要能聯(lián)網(wǎng)就可以在線編輯發(fā)布分享。

• 采用塊狀的編輯器，所有的內(nèi)容包括文本、圖片、視頻、表格、Markdown等內(nèi)容皆為模塊。
• 支持整個(gè)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。
• 易于閱讀：Baklib提供了15 可自定義頁(yè)眉頁(yè)腳的主題，讓收集整理的內(nèi)容更具閱讀性。
• 它提供豐富的主題模板，可以根據(jù)不同的場(chǎng)景、需求來(lái)選擇。

Baklib作為一款相對(duì)小眾的文檔管理、知識(shí)管理軟件，相信它未來(lái)值得期待。

ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年發(fā)布的一款知識(shí)庫(kù)管理工具。除ONES Wiki外，還有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等產(chǎn)品，覆蓋產(chǎn)品研發(fā)全流程，專注于為企業(yè)提供研發(fā)管理工具及解決方案。

以 ONES Project 為核心，Ones Performance負(fù)責(zé)研發(fā)效能分析與團(tuán)隊(duì)績(jī)效管理、TestCase做測(cè)試和計(jì)劃管理、Pipeline做研發(fā)管理、Plan做項(xiàng)目集成管理、Desk做工單管理、Wiki 進(jìn)行知識(shí)性互動(dòng)與管理，相互之間形成聯(lián)動(dòng)，互相賦能。除此之外，還提供更多豐富的模板，博客式、時(shí)間線式、全展開(kāi)式等，可按需選用。

樹狀結(jié)構(gòu)、安全管理、權(quán)限管理、文檔管理在我看來(lái)都不是它的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)檫@是每個(gè)知識(shí)庫(kù)都應(yīng)該具備的基礎(chǔ)功能，只是有的軟件可能更硬核，有的稍遜色。作為一款團(tuán)隊(duì)知識(shí)沉淀與分享交流的平臺(tái)，與ONES Project的集成是ONES Wiki的最大優(yōu)勢(shì)。

以上就是為大家介紹的幾款文檔管理軟件。事實(shí)上，文檔管理軟件在國(guó)內(nèi)已經(jīng)是非常成熟的應(yīng)用，所以對(duì)應(yīng)的軟件廠商可謂百花齊放，這里只是冰山一角，但對(duì)終端企業(yè)來(lái)說(shuō)卻是亂花漸欲迷人眼，所以企業(yè)選擇時(shí)與其選擇最好的，不如選擇最合適的。