多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，資源管理的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略（多項(xiàng)目管理資源分配和協(xié)調(diào)資源）
由于以下這些挑戰(zhàn)，使得橫跨多個(gè)項(xiàng)目的資源管理變得更加復(fù)雜：
由于數(shù)據(jù)孤立，可見(jiàn)性差
在企業(yè)中使用舊版工具和電子表格會(huì)導(dǎo)致可見(jiàn)性差和缺乏實(shí)時(shí)更新。在這種情況下，管理人員通常在不完全了解其能力和現(xiàn)有預(yù)訂的情況下分配資源。這種不正確的資源分配會(huì)導(dǎo)致重復(fù)預(yù)訂和過(guò)度使用資源。
傳統(tǒng)的資源獲取協(xié)議
傳統(tǒng)的資源請(qǐng)求方式帶來(lái)了很多復(fù)雜性和挑戰(zhàn)，例如重復(fù)預(yù)定、內(nèi)部沖突、差異等。手動(dòng)資源請(qǐng)求過(guò)程涉及手動(dòng)分揀資源并接聽(tīng)來(lái)自多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的呼叫/電子郵件請(qǐng)求，這既費(fèi)時(shí)又麻煩。
多項(xiàng)目環(huán)境中的資源短缺
如果在多個(gè)項(xiàng)目之間存在對(duì)特定技能的需求，這就特別具有挑戰(zhàn)性。組織可能只有有限數(shù)量的資源來(lái)滿足所有的需求。將所有可用的關(guān)鍵資源分配給一個(gè)高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目可能會(huì)造成資源短缺，其他項(xiàng)目也會(huì)受到不利影響。
多個(gè)項(xiàng)目之間的內(nèi)部沖突的增加
通常，多個(gè)項(xiàng)目在同一時(shí)間需要相同的能力。這引起了對(duì)資源的競(jìng)爭(zhēng)，從而在項(xiàng)目經(jīng)理之間造成分歧，這可能導(dǎo)致沖突。造成內(nèi)部沖突的其他原因還有需求、資源進(jìn)度，項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)等方面的差異。
無(wú)法預(yù)測(cè)需求與容量
資源分配不當(dāng)和工作臺(tái)資源使用不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃外地租用高成本資源，以替代低成本的類(lèi)似的熟練資源。 由于缺乏對(duì)能力與需求缺口的洞察力，因此會(huì)在最后一刻增加計(jì)劃外的招聘，結(jié)果，招募了昂貴的當(dāng)?shù)刭Y源。它會(huì)增加項(xiàng)目預(yù)算并影響項(xiàng)目盈利能力。
生產(chǎn)利用率不足
將有能力的資源安排到非計(jì)費(fèi)活動(dòng)中會(huì)降低生產(chǎn)率。如果沒(méi)有正確的工具，項(xiàng)目經(jīng)理將無(wú)法跟蹤實(shí)時(shí)利用率，從而導(dǎo)致資源利用率欠佳。這可能進(jìn)一步導(dǎo)致收入損失、項(xiàng)目延遲和員工滿意度下降。
6個(gè)策略幫助跨多個(gè)項(xiàng)目管理資源
如果你正在努力在多個(gè)項(xiàng)目中分配和管理不同的資源，則需要有效地平衡多個(gè)活動(dòng)。這里有一些策略，可以幫助你保持一切正常，而不會(huì)讓企業(yè)中的任何利益相關(guān)者失望。
1、獲得所有資源配置文件的360度可見(jiàn)性
多維資源調(diào)度程序有助于在合適的時(shí)間識(shí)別合適的資源并將其分配給合適的項(xiàng)目。 借助企業(yè)的統(tǒng)一甘特圖視圖，它可以提供所有資源配置文件和時(shí)間表的360度可視性，從而可以根據(jù)技能和可用性將其部署到項(xiàng)目中。所有資源的全面視圖使管理人員可以優(yōu)化利用率水平，增加收入和員工滿意度。
2、優(yōu)先項(xiàng)目
共享服務(wù)模型中的資源管理在由兩個(gè)或更多管理者監(jiān)督時(shí)就會(huì)變得很復(fù)雜。因此，根據(jù)優(yōu)先級(jí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)并保留需要由共享資源完成的任務(wù)的更新列表是適當(dāng)?shù)?。這還將有助于共享資源更有效地參與更多可計(jì)費(fèi)和戰(zhàn)略性計(jì)劃。
3、在整個(gè)項(xiàng)目中均勻分配關(guān)鍵資源
有效的資源分配將確保資源的使用不會(huì)低于或超過(guò)其可用能力。在這種情況下，資源管理者可以創(chuàng)建一個(gè)修訂的計(jì)劃表，以將其均勻地分配到項(xiàng)目中。資源均衡和資源平滑是兩種可以用來(lái)保持一致性的戰(zhàn)略技術(shù)。
4、啟用旋轉(zhuǎn)和回填策略
戰(zhàn)略性資源計(jì)劃可幫助管理人員從現(xiàn)有的項(xiàng)目中轉(zhuǎn)移內(nèi)部利基技能資源，從而啟動(dòng)新的關(guān)鍵項(xiàng)目。為了確保以前的項(xiàng)目質(zhì)量不會(huì)受到影響，他們可以使用回填策略，即以類(lèi)似的技能來(lái)填充資源。如果相關(guān)人員未參與任何重要活動(dòng)，就會(huì)被列入輪換名單。
5、利用具有成本效益的全球資源
制定適當(dāng)?shù)馁Y源規(guī)劃策略，引入具有成本效益的全球資源，促進(jìn)全球資源管理，有助于控制項(xiàng)目預(yù)算。使用多地點(diǎn)策略，管理者可以從低成本地點(diǎn)識(shí)別并分配具有成本效益的全球資源，并控制項(xiàng)目成本。
6、確定矩陣組織的正確準(zhǔn)則
考慮到矩陣組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，其中每個(gè)資源都具有雙重或多重報(bào)告和問(wèn)責(zé)制，管理者有責(zé)任確保對(duì)資源在其能力范圍內(nèi)得到最佳利用。職能部門(mén)和項(xiàng)目之間的高技能資源共享服務(wù)模型使管理人員可以檢查單個(gè)資源池來(lái)滿足項(xiàng)目的需求。
適當(dāng)?shù)馁Y源管理工具可提供對(duì)數(shù)據(jù)可用性、利用率和資源容量的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)見(jiàn)解，從而使管理人員可以提前預(yù)測(cè)需求。
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