近十年隨著項目管理在中國的推廣和普及，項目管理從業(yè)人員的增加，絕大部分企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建或開始著手構(gòu)建項目管理的專門組織PMO。對PMO的構(gòu)建及運營情況進行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，雖然有不少標(biāo)桿企業(yè)的PMO運營非常成功，但絕大部分企業(yè)的PMO運營成效并不理想，甚至很多企業(yè)的PMO構(gòu)建沒多久就黯然退場。

本文搜集整理當(dāng)前大部分企業(yè)PMO建設(shè)和運營過程中出現(xiàn)的常見問題，并借助過往企業(yè)的咨詢經(jīng)驗給予一定的建議，以期對企業(yè)PMO建設(shè)和運營提供一定的借鑒。由于每家PMO都是在企業(yè)特定的環(huán)境下發(fā)展起來的，當(dāng)前對于PMO的構(gòu)建尚未有成熟的方法論，因此企業(yè)需結(jié)合自己的特點有選擇性的參考。

問題1

是否所有的企業(yè)都需要組建PMO?

企業(yè)什么時候組建PMO?

各個行業(yè)、各個類型的企業(yè)中都有PMO運營成效顯著例子，PMO的設(shè)立與企業(yè)所在的行業(yè)、與組織的規(guī)模大小、與企業(yè)組織類型沒有關(guān)系。不論處于什么行業(yè)，一個企業(yè)要準(zhǔn)備繼續(xù)發(fā)展壯大，則一定有其愿景、使命和戰(zhàn)略。而企業(yè)的戰(zhàn)略必須轉(zhuǎn)化為一個一個具體的項目，才能得以落地。PMO通常為了更有效落地項目、實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)置。但項目效率的提升、戰(zhàn)略的落地也不一定必須成立專門的PMO，很多企業(yè)將其職責(zé)賦予其他部門來履行也有取得不錯的效果。

通過大量的企業(yè)分析，一般情況下，當(dāng)企業(yè)處于以下情況可以考慮組建PMO：

(1)企業(yè)屬于項目為導(dǎo)向的企業(yè)，企業(yè)的大部分工作都是以項目的方式開展。

(2)企業(yè)運行過程中出現(xiàn)很多管理或經(jīng)營的問題，借助現(xiàn)有的組織無力解決或解決的成效緩慢。

(3)公司處于業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型期，存在大量需要各部門協(xié)同開展的工作。

(4)當(dāng)前項目開展存在很多問題，如項目競標(biāo)過程糊里糊涂出局;項目進度、成本失控;項目核心人員流失嚴(yán)重;項目質(zhì)量問題頻發(fā);項目過程不透明，結(jié)果難預(yù)料等。

問題2：

PMO應(yīng)該履行哪些職責(zé)?

PMO的職能是不是越多越好?

每家企業(yè)PMO的職責(zé)不盡相同，但結(jié)合多年的咨詢項目經(jīng)驗，企業(yè)PMO的職責(zé)幾乎都包含在以下戰(zhàn)略職能、治理職能、卓越中心三類職能中。

PMO的職能并非越多越好，應(yīng)該從企業(yè)需求倒推PMO職能，職能以需求為驅(qū)動。沒有需求的職能很可能是冗余的職能，不僅徒耗管理成本，還增加混亂因素。PMO需要明確其運作的根本目的，職能僅是實現(xiàn)目的的手段。新建的PMO在定義其職能時，需要關(guān)注與組織已有職能的有效整合，否則不僅不能展示價值，反而會造成了管理混亂。

問題3

PMO與項目經(jīng)理及相關(guān)部門應(yīng)該設(shè)置成怎樣的關(guān)系?

通常PMO與項目經(jīng)理的關(guān)系有2種類型，一種項目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO，項目經(jīng)理向PMO負(fù)責(zé)人匯報;另外一種項目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門或?qū)儆诩媛殟徫?，此時項目經(jīng)理存在雙重匯報關(guān)系。2種類型各有利弊，項目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO可以方便項目管控，但由于資源在各職能部門，所以存在資源協(xié)調(diào)的弊端;如果項目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門，方便項目經(jīng)理獲取資源支持，但其他部門對PMO的支持程度對于PMO的成功至關(guān)重要。

無論何種關(guān)系，PMO與項目經(jīng)理及相關(guān)部門的目的是一樣的，PMO成功的關(guān)鍵在于明確自己的定位，明確和項目經(jīng)理及相關(guān)部門的職責(zé)分工。PMO在項目管控過程中要以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的理念深入項目，而非僅僅帶著檢查表、以找問題的角度去開展工作。關(guān)注PMO工作的價值彰顯自然可以獲取項目經(jīng)理、相關(guān)部門的工作支持。

問題4

PMO如何彰顯部門價值?

PMO價值體現(xiàn)是PMO工作的重點也是難點，PMO價值可以考慮從以下方面來彰顯：

1、通過項目成功帶來的財務(wù)價值。

PMO通過對項目管控和指導(dǎo)，可以有效對項目進度、成本、質(zhì)量等進行管控，通過項目交付工期的降低或項目交付周期的有效控制可以保證現(xiàn)有資源條件下開展更多的項目，從而產(chǎn)生更多的收益。通過項目成本的降低和管控，通過項目降本工作的開展可以產(chǎn)生直接的財務(wù)收益。通過項目質(zhì)量管控，可以降低項目質(zhì)量損失，也可以核算出財務(wù)價值。

2、通過提升項目相關(guān)方滿意度創(chuàng)造價值。

PMO要運行離不開各相關(guān)方的支持，因此PMO可以通過提升相關(guān)方的滿意度來創(chuàng)造價值。

對于客戶而言，提升項目交付的效率和項目過程中的響應(yīng)速度，保證項目溝通順暢等都可以提升客戶的滿意度;對于公司領(lǐng)導(dǎo)而言，通過保證項目過程的透明可控，如通過項目進展報告或項目信息化系統(tǒng)實現(xiàn)項目進度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險、問題等的信息的及時、快速傳遞，促進項目交付效率提升可以有效提升公司領(lǐng)導(dǎo)的滿意度;對項目經(jīng)理為主的項目團隊而言，通過提升項目問題的解決效率、明確項目人才的職業(yè)發(fā)展通道、建立項目規(guī)則讓項目成員能夠及時得到支持等都可以有效提升項目成員的滿意度。

3、通過內(nèi)部流程的規(guī)范、優(yōu)化創(chuàng)造價值。

PMO通過項目決策流程的優(yōu)化，提高項目決策的效率;通過項目管理模板流程等的構(gòu)建、項目知識經(jīng)驗庫的構(gòu)建、項目流程的優(yōu)化等為項目成員的項目管理工作提供支持進而提升項目管理工作的效率;通過跨部門接口流程的優(yōu)化，保證項目過程中溝通的順暢進而提升管理的效率。

4、通過項目管理人才成長創(chuàng)效。

PMO通過項目管理培訓(xùn)等為項目管理人才賦能，從而加快項目管理人才的成長，提高項目執(zhí)行的效率;PMO通過建立各類項目管理人才的模型、項目管理人才盤點及測評可以更科學(xué)有效的提供合適的人才提高項目的成功率;PMO通過項目管理人才職業(yè)發(fā)展通道及晉升機制的構(gòu)建可以為項目管理核心人才提供更寬廣的平臺從而減少項目管理核心人才的流失;PMO通過項目管理體系、項目管理知識經(jīng)驗庫的構(gòu)建可以為項目開展提供有效的支持，從而降低對項目管理人才的需求。

問題5

PMO如何高效運營?

在建立好了PMO之后，就需要讓PMO能夠按照預(yù)定的權(quán)限和流程進行運作，在運作的過程中，應(yīng)該注意以下事項：

1、應(yīng)該使項目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。

2、能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項目管理的價值。這些都是PMO運作的利益關(guān)系者，只有獲得相關(guān)方的支持，才能夠配合PMO的運作，達到PMO的作用。

3、能夠在項目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來審視項目。

4、能夠平衡其作為項目控制和項目支持角色之間的關(guān)系。PMO的目的是為了保證項目實施的成功，而不是實現(xiàn)對項目人員和項目決策的控制機構(gòu)。因此PMO不應(yīng)該作為政策的強制執(zhí)行機構(gòu)出現(xiàn)，來管制項目的執(zhí)行，而應(yīng)本著為項目經(jīng)理提供支持服務(wù)的角度來配合項目經(jīng)理成功完成項目，如提供工具方法支持、協(xié)助問題的快速解決等。

5、重視培訓(xùn)和教育的作用。PMO應(yīng)該為項目管理和實施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項目管理水平。

6、應(yīng)加強項目經(jīng)理之間的溝通?？梢圆捎枚ㄆ诘慕?jīng)驗交流會、研討會、問題解決會等多種形式，來加強項目經(jīng)理間的溝通，提高項目經(jīng)理的管理水平。

7、重視知識管理。PMO應(yīng)該收集和管理項目執(zhí)行的經(jīng)驗和教訓(xùn)，作為項目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的決策依據(jù)和項目執(zhí)行的參考。

8、重視項目管理文化的培育。要關(guān)注宣傳項目管理文化與理念，為項目管理的推行落地創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境。

9、持續(xù)改進。PMO應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有流程、制度的應(yīng)用情況和反應(yīng)出來的問題，對其進行改進。這個過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時需要與其他組織進行比較，發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項目管理標(biāo)準(zhǔn)。本文來源：http://www.pmcollege.com.cn